Zdi se, da zdaj ljudje delajo le tisto, kar komunicirajo prek socialnih omrežij in elektronske pošte, zakaj potrebujejo druga pravila, kdaj in kako se določeni standardi razčlenijo? Pravzaprav so v devetih primerih od 10 sogovorniki pozabili na popolnoma elementarne stvari, obstaja množica nesporazumov in zamud. No, to bi bilo le o osebni korespondenci: v poslovnem komuniciranju se enako dogaja (in včasih celo veliko slabše kot v neformalnem komuniciranju). Želel bi z vami deliti 10 pravil za komunikacijo v družabnih omrežjih in po elektronski pošti, in zelo upam, da boste zanje našli aplikacijo, s čimer digitalna komunikacija ne bo manj učinkovita kot komunikacija brez povezave.
1. Vedno se predstavite tujcem in ne začnite z »Dober čas dneva«
Jasno je, da je vaše ime že vidno. Ampak vsaj v enem stavku, nam povejte, kdo ste, od kod so, katera podjetja predstavljajo in zakaj pišejo popolnemu neznancu. Torej bo jasno, kje ste spoznali svojega sogovornika, obstaja določena "uglaševanje" prihodnjega tona pogovora. Navsezadnje ni jasno, kdo ste z avatarjem in imenom / priimkom: resna oseba ali drug internetni prevarant (karkoli se zgodi, povem vam in na spletu, prvi vtis ni nič manj - ali še bolj - varljiv kot v offline življenju). Zakaj ne bi začeli z »Dober dan«? Ker ste tako podobni prodajalcu likalnikov in »Herbalife«:) Ne, resnica je: kaj vam preprečuje pisanje »Dober dan!« Ali »Pozdravljeni!« (Ali celo »Pozdravljeni!«). In se prepričajte, da dodate pozdrav pozdrav z imenom. Brezmejna »dobra ura dneva« vam omogoča, da vtisnete v dvom, da pošiljate takšna pisma ali sporočila v serijah na ducate neznancev vsak dan, zato se niste niti trudili, da bi pozdravili situacijo in časovni kontekst.
2. V prvem sporočilu / pismu vedno navedite »vi«
Če pišete »You« ali »You«, je vaše podjetje (na ta način holivor v RuNetu še tri leta ni popustil:)). Pomembno je, da še niste seznanjeni s to osebo, in ne bi smeli iti po stopnji "vi" po privzetku (vsi ljudje tega ne obravnavajo enako preprosto, zaupajte mi). Če je sogovornik iste starosti kot vi ali mlajši od vas, lahko predlagate preklop na »vi« šele po nekaj pismih ali sporočilih (vendar le, če vidite, da je splošni ton »pogovora« prijazen in na čustvenem ozadju komunikacije, spreminjanje »vi« v »vas« "To ne bo negativno vplivalo). Za ljudi, ki so veliko starejši od vas, se v poslovni korespondenci vedno sklicujete na "vas".
3. Ne kličite absolutno tujcev na vaš mobilni telefon ali v Google Hangouts brez dovoljenja
Tudi če ste nekje našli / videli / prepoznali telefon osebe, ki vas zanima, ga ne kličite. Na primer, jaz nikoli ne dvignem telefon na neznane številke, če ne pričakujem klica. Storitev mobilnega telefona ali videoklica je »zadnja meja«, ki jo ima vsaka sodobna oseba (ne glede na to, kdo dela, kaj dela ali v kakšnem položaju je). Za prevzem telefona popolnoma na vse dohodne klice lahko in mora samo PR manager ali uradni predstavnik podjetja. V drugih primerih z 90% možnostjo še vedno ne boste odgovorili. Prihranite čas in živce drugih ljudi. Druga stvar je, če si prosil za številko za nadaljnje podrobnosti, sam sogovornik ti je dal to številko in ti si ga poklical (že z njegovim dovoljenjem).
4. Začnite z glavnim
Jasno je, da imate »velik projekt«, da ste »podjetje, ki se ukvarja s tem in tisto«, da »ste bili priporočeni za uporabo« itd. Vse uvodne "vode" je treba zmanjšati na največ 2 majhne stavke. Pojdite na točko: obravnavate določen predlog / vprašanje / zahtevo in ne oglašujete sebe, svojega podjetja in kaj ste kul (ta "bolezen" trpi skoraj tretjino podjetij in agencij, ki pišejo samostojnim) primer).
5. Ne odlašajte z odgovorom na prošnjo in se ne bojte reči "ne".
O tem, zakaj je pomembno in potrebno zavrniti in to storiti pravočasno, sem pisal prej. Za vsak primer, naj vas še enkrat spomnim: zamuda pri odgovarjanju na vprašanje, življenjepis ali predlog za sodelovanje poveča negativno "karmo" v očeh nasprotne strani in postavi sogovornika v stanje kronične negotovosti.
6. Bodite vljudni in rezervirani, uporabite temo »govoriti« v pismu.
V naslovu pisma jasno navedite v 3-5 besedah, o čem pišete in zakaj. Čim višja je verjetnost, da boste odgovorili. Tudi če vas sogovornik boli ali se vam zdi aroganten, izkazujete zadržanost in vljudnost: lahko se preprosto soočite z "obrambno reakcijo" osebe, ki prejme pisma različnih nesposobnih in ozkih ljudi (bolj znane osebe ali podjetja). deluje, odstotek teh pisem je višji).
7. Če imate dvome - google
To se dogaja tudi na ta način: dolgo časa ali za nekatere osebne teme komunicirate z osebo, vendar vas »mučijo nejasni dvomi« o spodobnosti, namerah in resnosti vašega sogovornika. Ne bodite leni, da vozite ime in priimek v iskalnik, poglejte projekte, bloge, povezane s tem imenom. Oglejte si Facebook, Twitter in včasih celo profile prijateljev: »okostnjaki v omari« včasih ležijo na najbolj vidnem mestu. Ne brez razloga v velikih IT podjetjih, ko se prijavljajo na delovno mesto, preverijo »digitalno« me bodočega zaposlenega.
8. Preverite pošto dvakrat na dan, najprej, ko odgovarjate na pisma tujcev.
Za sebe sem določil pravilo, da preverjam pošto zjutraj do 10:00 in zvečer od 17: do 19:00. Osredotočite se na naslove pošiljateljev in predmet pisma. Občasno poglejte v mapo »Spam« v vašem poštnem profilu in na zavihku »Drugo« v sporočilih Facebooka: včasih pridejo do vas pomembna in potrebna pisma (ker tehnologija še vedno ni ne-ne in ne).
9. Za poslovna potovanja in počitnice po pošti vključite telefonski odzivnik.
V pravilno konfiguriranem telefonskem odzivniku, v odgovoru na poslano pismo, morajo biti na voljo kontaktni podatki osebe, ki jo lahko kontaktirate v času vaše odsotnosti, kot tudi opombe o vaši razpoložljivosti / nedostopnosti za klice in pisma v določenem časovnem obdobju, možnost / nezmožnost pisanja po Skype-u, Facebook ali drugi kanali komunikacije.
10. Kopirajte le tiste, ki jih to zadeva. Za delo s črkami uporabite oznake, skupine in mape.
"Preskok" iz priloženih pisem, poslanih na 20 ljudi iz enega podjetja, ni dober in neprijeten. 250 vhodnih, mešanih v naključnem vrstnem redu - to je tudi neprijetno. Pozabite na pismo in brskajte po arhivu sporočil in črk v iskanju teme razprave ali projekta, ki ga potrebujete - za svobodnega delavca ali vodjo na splošno je nedopustna stvar. Več vrstnega reda v vaši mapi »Prejeto« in »Poslano«, bolj ste udobni in manj časa boste porabili za vmesno rutino.
Foto: Shutterstock
