Google je pred kratkim posodobil spletno pisarniško orodje. O spremembah, ki so se zgodile, so podrobno opisane "Internet triki", Web Worker Daily pa ponuja koristne nasvete za učinkovitejšo uporabo Google Dokumentov.
1. Bližnjice za zagon Google Dokumentov. WWD Leo Babauta priporoča predvsem bližnjice na tipkovnici za hiter dostop do Google Dokumentov. Za to uporablja program AutoHotKey. Poleg tega lahko v brskalniku Mozilla Firefox ustvarite zaznamek v Google Dokumentih in v polju za ključne besede napišete kombinacijo črk (na primer, "gd"). Zdaj lahko vnesete naslovno vrstico gd in takoj vstopite v Google Dokumente. Če aktivno uporabljate GD, lahko ta nasvet prihrani veliko časa.
2. Bližnjice za ustvarjanje dokumenta. Podobno kot v prvem odstavku. S pomočjo bližnjic na tipkovnici lahko hitro ustvarite nov dokument.
3. Uporabite iskanje za hitro iskanje dokumentov. Na domači strani Google Dokumentov je seznam dokumentov. Namesto da kliknete mape v iskanju želene datoteke, lahko uporabite iskalni obrazec. Iskanje Google Dokumentov med tipkanjem. Če ključna beseda ni v naslovu dokumenta, ampak je v njeni vsebini, pritisnite tipko enter. GD prikaže seznam datotek, v katerih se ta beseda pojavi.
4. Vroče tipke za priljubljene dokumente. Če aktivno uporabljate Google Dokumente, potem verjetno imate nekaj dokumentov, s katerimi najpogosteje delate. Lahko je na primer tabela z družinskim proračunom, velik članek ali knjiga, ki je v postopku pisanja itd. Za hiter dostop do njih lahko ustvarite tudi bližnjice na tipkovnici, kot je opisano v prvem odstavku.
5. Sodelovanje. Ena od najpomembnejših prednosti spletnih pisarniških apartmajev je sposobnost ljudi v različnih delih sveta, da delajo na enem dokumentu. Preprosto pojdite na kartico Share in vnesite e-poštni naslov zaposlenega. Ko sprejme povabilo, lahko delate skupaj. GD sledi vsem spremembam dokumentov, tako da se lahko vrnete nazaj in se vrnete v prejšnje stanje.
6. Objava. Drug razlog za uporabo spletnega urejevalnika besedil je objavljen. WWD-ji pišejo, da poznajo vsaj en primer, ko je dokument Googlovega dokumenta na domači strani Del.icio.us. Ne smemo pozabiti na možnost objavljanja na blogu.
7. Mape. Mape so neobvezne, ker je iskanje zelo hitro. Vendar pa so lahko uporabne za združevanje dokumentov za določen projekt. Mape so zamenjale oznake.
8. Minimalizem. V prejšnji različici Google Dokumentov je bil gumb »Arhiv«, s katerim ste lahko premaknili dokumente, v katerih je bilo delo končano, v posebno arhivsko mapo. Priročnost te rešitve je, da so vse stare datoteke odstranjene iz pogleda. Arhiv je zdaj izginil, vendar ga lahko poskusite ponovno ustvariti. To storite tako, da označite trenutne dokumente z zvezdico. Nato kliknite stransko vrstico za povezavo pogled Star.
9. Oblikovanje. Če želite ustvariti dokument v več stolpcih, je to mogoče doseči z uporabo tabel. Ko tiskanje robov ne bo vidno, bo besedilo videti v več stolpcih.
10. Bližnjice. Bližnjice na tipkovnici vam omogočajo, da opravljate delo hitreje kot nenehno »vlečenje« miške. Google Dokumenti podpirajo najpogostejše tipke Ctrl-C, Ctrl-V, Ctrl-X, Ctrl-A, Ctrl-S, Ctrl-Z, Ctrl-B, Ctrl-I in Ctrl-U. Poleg njih pa obstajajo še druge koristne tipke:
Ctrl-J - poravnava na obeh robovih
Ctrl-L - leva poravnava
Ctrl-E - sredinska poravnava
Ctrl-M - vstavite komentar
Ctrl-preslednica - brisanje oblikovanja
Ctrl-1, 2 in 3 - slogi za naslove
F2 - urejanje aktivne celice (v tabelah)
Ctrl-Shift-L - neoštevilčen seznam
WWD tudi napiše svoje želje za ekipo Google Dokumentov. Po njihovem mnenju je za Google Gears treba dodati način delovanja brez povezave, izboljšati urejanje oznak, vrniti arhive, opraviti iskanje v slogu Gmaila, dodati možnost oblikovanja natisnjene različice in izboljšati procesor za preglednice.
V pripombah k članku WWD dodajajo, da ima GD še eno veliko funkcijo - klepetalnico, kjer lahko zaposleni razpravljajo o spremembah, ki so bile narejene.
