Resnično zanimanje bralcev Lifehacker za članek o 10 funkcijah Microsoft Worda, ki so koristne pri njihovem delu, je jasno pokazalo, da je treba to temo razviti. No, nadaljujmo.
1. Zamenjajte privzeto pisavo.
Vaše osebne nastavitve in korporativni standardi delovnega toka zahtevajo uporabo določene pisave določene velikosti, na primer Arial, 14 pt. Škoda je, seveda, da Word ne uganja o tem in ponudi, da natisne Calibri, 11 pt. Tako znova in znova spremenite pisavo za vsak nov dokument. Traja nekaj sekund in na lestvici preteklih let - ure. Mogoče je čas, da se s tem ukvarjamo enkrat za vselej?
Podajte pisavo in njeno velikost, ki bo privzeto uporabljena v vseh novih datotekah.
Pojdite na zavihek »Domov«, aktivirajte pogovorno okno »Pisava«, nastavite želene vrednosti in kliknite gumb »Privzeto«, ki se nahaja v spodnjem levem kotu. Vprašani boste, če želite shraniti spremembe za trenutno datoteko ali vse dokumente. Lahko se zadovoljite z drugo.
2. Uporabite bazo sinonimov
Seveda znanstveni učbeniki v natančnih disciplinah in pravno urejanje dokumentov s strogim besediščem ne dopuščajo nadomeščanja izrazov. Toda v pol-poslovnem in vsakdanjem pismu je povsem sprejemljivo (ali preprosto potrebno) uporabljati različne besede s podobnim pomenom. Torej bo vaše besedilo izgubilo monotonijo, izboljšalo berljivost, pridobilo barvanje in vas na splošno postavilo v najboljšo svetlobo. Kaj pa, če besednjak ni tako velik ali glava ne želi razmišljati? Pajkaš v brskalniku za pomoč?
Vgrajeni besedni tezaver vam bo pomagal brez kakršnihkoli težav, da bi si prišli do sinonima.
Poiščite pogosto ponovljeno besedo in jo kliknite s tipko Alt. Na desni strani zaslona se prikaže okno z informacijami, spodaj boste našli slovar sopomenk.
3. Hitro premaknite elemente seznama
Ni skrivnost, da označeni in oštevilčeni seznami omogočajo zaznavanje informacij. Oko se drži posameznih komponent in prenese razstavljeno strukturo v naše možgane, kar olajša pomnjenje. Zato so oglaševanje, predstavitve, poročila in življenjski načrti pogosto zgrajeni po načelu seznamov. Vse je dobro, vendar ne želijo vsi komunicirati z njimi predvsem zaradi neprijetnosti oblikovanja. Poseben primer je gibanje vrstic med seboj, ki ga običajno spremlja neprekinjeno kopiranje. Dovolj nasilja na C in V.
Kombinacija Alt + Shift + ↑ (↓) bo premaknila trenutni element v določeno smer.
Vendar pa te vroče tipke delujejo tudi za odstavke. V delih besedila se lahko zagozdijo tudi med elementi seznama.
4. Uporabljajte neprekinjene prostore
Računovodje in ekonomisti imajo zlato pravilo: ničle in druge številke iz velikih vsot ne bi smele biti razporejene po različnih linijah. Približno enaka postavitev je pri tajnicah, v katerih mnenj začetnice ne smejo padati. Toda Word se ne ukvarja s poklicnimi navadami drugih ljudi in brez trpljenja vesti loči neločljivo. In tukaj veliko nezrelih ženskih psih začenja propadati. Kupovi obscenosti se naslovijo na skrbnika sistema (mož, stranka, Gates), po katerem se prostori preprosto odstranijo, z njimi pa se zdi, da so problemi. »Nagrada« za samo-goljufanje je promiskuiteta in nemirnost.
Neprelomni prostori preprečujejo ločevanje linij na določenem mestu za večjo berljivost. Pritisnite Shift + Ctrl + Space, da vstavite presledek.
Neprekinjeni prostori so uporabni za vstavljanje okrajšav (npr. Itd.) Med številkami in merskimi enotami (na primer 100 kg) med posebnimi znaki in številkami, ki se nanašajo nanje (npr. Št. 55). V načinu prikaza nenatisljivih znakov se neprekinjen prostor prikaže kot krog.
5. Uporabite kode polja
Nadaljujemo s temo čarobnosti elektronskih papirjev in virtualnega denarja. Izkušen delavec v finančnem sektorju v svojem delu uporablja polja po meri. Uporabljajo se kot ograde za spremenljive podatke v datoteki predloge.
Delo z oznakami področij se vam morda zdi malo neprijetno, toda z ustreznim znanjem v tipičnih dokumentih je še vedno uporabno. Dovolj je, da naredite majhno spremembo standardnega sporazuma o storitvi, posodobite polja in vam ni treba ponovno vnašati kupa besedila.
Na primer, z uporabo poljskih kod je mogoče v zapis zapisati šestmestne številke (žal, tako malo). Ta običajna praksa preprečuje nesporazume, če vaš partner želi dodati nekaj številk v že natisnjen dokument. Drug pogost primer je datum vstavljanja dokumenta.
Kombinacija Alt + F9 preklopi prikaz polj polj in njihovih vrednosti.
Pojdite na zavihek “Insert”, poiščite “Express Blocks” in kliknite “Field”. Čeprav lahko to storite in lažje: pritisnite Ctrl + F9. Ko se pojavijo kodrasti oklepaji, vnesite ukaz = 989152 * CardText znotraj njih. Urednik bo predpisal navedeno številko kot »devetsto osemdeset devet tisoč sto petinšestdeset«.
Z polji, njihovimi kodami in ključi lahko ustvarite veliko bolj zapletene stvari. Spoznajte to zmogljivo orodje in avtomatizacija vašega dela se bo znatno razširila.
6. Nastavite geslo za odpiranje dokumenta
Nepooblaščen dostop do vašega računalnika, bliskovnega pogona ali shrambe v oblaku je lahko precej potapljanje vaših živcev in denarnice. No, lopov je vdrl v banko, vendar še vedno mora odpreti celico. Poskusite, draga moja 128-bitna AES enkripcija, ki jo ameriška vlada uporablja za zaščito državnih skrivnosti. To je raven varnosti, ki jo Word ponuja svojim uporabnikom.
Ne pozabite, da ne boste mogli obnoviti izgubljenega gesla. Takšne možnosti preprosto ni.
Pojdite na zavihek »Datoteka«, pomaknite se navzdol na »Podrobnosti«, kliknite gumb »Zaščiti dokument« in izberite »Šifriraj z geslom«. Ponuja največ 255 znakov velikih in malih črk. Če želite odstraniti zaščito, odprite dokument in preprosto odstranite geslo na istem mestu.
7. Omejite spremembe.
Zgodi se, da čiščenje stanovanja nekoga spremeni vaš naraven urejen kaos v nekontrolirano tujsko naročilo. Enak nejasen občutek hvaležnosti se pojavi, ko nekdo poskuša delati na vašem nedotaknjenem popolnem besedilu. Kaj storiti, če še vedno ne morete popolnoma geslo? Dovolite "dobrotniku", da gleda, vendar se ne dotika, omejuje uvedbo sprememb.
Omejitev oblikovanja omogoča, da naredite samo spremembe, ki jih določite ali aktivirate način »Samo za branje«.
Pojdite na kartico »Datoteka«, pomaknite se navzdol do »Podrobnosti«, kliknite gumb »Zaščiti dokument« in izberite »Omeji urejanje«. Nekatere sloge lahko prepovete, določite dele besedila in uporabnike, na katerih prepovedi ne bodo delovale, in določite vrste dogovorjenih sprememb.
8. Uporabite možnost Samopopravki
Smrtonosna, podcenjena, redko uporabljena funkcija Worda, ki iz neznanega razloga izogiba uporabnikom namiznih računalniških sistemov. To je zelo čudno, vendar ti isti ljudje ne predstavljajo svojega življenja brez avtomatske zamenjave na mobilnem telefonu. Kar se mene tiče, je vzrok nesporazuma banalna nevednost, ker so nastavitve skrite v hudiču na kuličkah.
Zakaj ga potrebujete? Pogosto se zgodi, da imate metodo slepega tiskanja, vendar vaši prsti ne želijo pravilno vnesti nekaj vrstic črk v določenih besedah. Najbolj razvpiti primeri, ki jih je treba le zamenjati. Prav tako je uporabno, da na primer zmanjšate črkovanje vašega priimka in začetnice na tri črke. Trite, vendar prihrani čas.
S pomočjo programa AutoCorrect je preprosto skrajšati črkovanje kompleksnih besed, stavkov in celo stavkov na le nekaj znakov. Drugi koristni vidik je popravljanje vaših tipičnih napak in tipkarskih napak.
Pojdite na zavihek »Datoteka«, odprite »Parametri«, izberite »Črkovanje« in kliknite »Parametri samopopravkov«. Izpolnite polja "Zamenjaj" in "Vklop". Je končano. Hitrost tiskanja naj bi se povečala.
9. Shranite varnostno kopijo dokumenta.
Verjetno obstaja nekaj brazgotin na vašem srcu, ki jih prejmete po nenadnem izpadu električne energije ali nenamerni odstranitvi izmenljivega pogona. Takšni primeri prisilijo uporabnike, da kupijo enote za neprekinjeno napajanje in skrajšajo interval samodejnega shranjevanja datotek. Vendar pa obstaja tretja vrstica za zaščito vaših dokumentov - ustvarjanje varnostne kopije, ki bo koristna pri obnovitvi podatkov po nepredvidenih težavah.
Varnostne kopije datotek lahko uporabite ne samo za obnovitev poškodovanih datotek, temveč tudi kot arhiv prejšnjih različic dokumenta.
Pojdite na zavihek »Datoteka«, glejte »Parametri«, preklopite na element »Napredno« in poiščite blok »Shranjevanje«. Tukaj je bila skrita možnost »Vedno obdrži varnostno kopijo«.
Rezervna kopija shrani samo zadnje stanje shranjenega dokumenta, vendar ne vsebuje vmesnih sprememb.
10. Prilagodite strani "repov"
Prepričan sem, da naletite tudi na neupravičena besedila, "repi" katerih se zlobno prevrnejo od ene strani do druge. In ne želim natisniti dveh strani namesto enega! Boj za prihranke gre na vseh frontah: črte se odstranijo, razdalja med črkami se zmanjša, polja se režejo. Toda nujni ukrepi ne dajejo vedno rezultata, če pa jih imajo, na račun veliko časa. In vse zato, ker uporabniki ne vedo o funkciji "Cut to the page".
Funkcija Skrči na stran poskuša stiskati besedilo za eno stran, tako da nekoliko zmanjša velikost in razmik besedila.
Pojdite na nastavitve traku bližnjice, izberite "Druge ukaze", preklopite prikazani meni na "Vsi ukazi", nato obrnite seznam na ukaz "Izreži na stran" in ga prenesite v desno okno. Zdaj samo en klik loči "rep" od obrezovanja.
Te funkcije so najverjetneje prisotne v Word 2007/2010 in zagotovo v izdaji 2013. Priporočam nadgradnjo na najnovejšo različico urejevalnika besedila, če tega še niste storili.
