Shenglong Gao, razvijalec in svetovalec, je pripravil pravilo 2-2-2, ki ga uporablja pri obravnavanju dohodnih telefonskih klicev, sporočil in pisem.
Bistvo tega pravila je: na dohodni klic je treba odgovoriti 2 sekundi, tj. takoj in brez odlašanja pozneje. Na dohodni SMS je treba odgovoriti v 2 minutah. Odločil se je preveriti in odgovoriti na e-pošto vsakih 2 uri. Na ta način zgradite sistem prednostnih nalog za komunikacijske kanale in ne odložite nujnih stvari za pozneje. Sistem Shenglong odseva GTD metodologijo Davida Allena, in sicer tisti njen del, kjer se predlaga, da se zadeve, ki trajajo do 2 minuti, ne smejo odložiti in vnesti v mapo »Prejeto«, temveč jih izvesti takoj. Klici in SMS padejo v ta interval.
Preprosta tehnika rešuje te težave:
- pustite telefon prednostni komunikacijski kanal in so vedno na voljo za nadvse nujne zadeve;
- ne pozabite gledati SMS-sporočil in se jim odzvati, kadar je to potrebno;
- v e-pošti se ne držite cel dan, temveč odgovorite s periodičnim uradom, ki ne nasprotuje niti najbolj obsedenemu po pošti.
