Nova spletna stran EMAIL CHARTER deli z nami deset pravil, ki še vedno lahko prihranijo čas vsem uporabnikom pri delu z e-pošto, ki nas vse bolj potaplja in ujame ves naš prosti čas. In vse je odvisno ne le od števila sporočil, ki vam padajo. Pogosto je težava v tem, da ljudje preprosto ne delajo preprostih stvari, ki lahko ljudem, s katerimi delate, prihranijo ure in leta življenja.
Torej, pod 10 točk / nasvetov te listine.
1. Upoštevajte čas prejemnika
To je temeljno pravilo. Kot pošiljatelj morate razmišljati o tem, kako zmanjšati obdelavo vašega pisma. Tudi če morate več časa porabiti za pisanje.
2. Na kratko - ne pomeni približno
Razumite odgovore v pismih, vendar ne sodelujte v grafomaniji, ne boste brali eseja in verjetno ne samo vašega prejemnika.
3. Izrazite jasnost
Začnite s temo sporočila in, če je mogoče, dodajte statusne oznake.,,,, … Če črka vsebuje več kot pet stavkov, razširite bistvo črke brez zapletov. Izogibajte se čudnim pisavam ali barvam.
4. Postavite preprosta vprašanja.
Slab slog se šteje za vstavitev štirih odstavkov besedila iz prejšnje korespondence in vprašanje »Kdo ima kakšne misli?«. Bolje je, da vprašanje zastavite po povzetku, ki ste ga prebrali, in z omejenim številom odgovorov. Na primer:
Poslal sem ti pogodbo. Ko ga lahko podpišete:
a) jutri;
b) ta teden;
c) potrebno je usklajevanje.
Zato izključujete pogosto dolgotrajne razprave, ki se lahko pojavijo samo zato, ker nekdo nima več kaj storiti.
5. Bodite previdni pri CC:
Ne dodajajte kopije pisem kupom ljudi za vsak slučaj. To bo povečalo odzivni čas, pojelo veliko časa in pogosto povzročilo, da je vprašanje nerešljivo. Vsakdo se spomni legendarne korespondence zaposlenih v eni od bank?
6. Ne povlecite celotnega repa pogovora
Veliko dopisov je odloženih in ogromni repi preteklih črk rastejo. Ne vlecite jih. Predstavljajte si, kaj čaka novi kolega ali partner v SS. Bolje je, da pustite 3-4 zadnje odgovore in sporočite svoje pretekle dogovore svojim besedam.
7. Boj s slikami
V napisu ne uporabljajte grafičnih objektov, ki jih nekateri programi prikazujejo kot priloge. Vsakič, ko se prepričate, da je v priponki nekaj novega. In ne dodajajte besedilnih informacij v obliki datoteke, če jo lahko vstavite v črko z besedilom.
8. Uporabite sprejete EOM ali NNTR kode.
Z dodajanjem znakov EOM (= konec sporočila) predmetu sporočila pravite, da je razprava zaprta. In NNTR (= Ni potrebe, da se odzovete) - na to ni potrebno odgovoriti. To prihrani prejemnika in vaš čas in ne boste prejeli drugega pisma z vprašanjem, kot je "Torej, kaj potrebujete od mene?"
9. Omejite svoje odgovore.
Ni vam treba odgovoriti na noben e-poštni naslov. Še posebej, če ni neposredno naslovljen na vas, in stojite le v CC. Ne napiąite nekaj podobnega: "Hvala za nasvet", "Hvala za pomoč" ali "Oh, kul!" To ni prava komunikacija in nekaj pravil, od katerih je najpomembnejše reševanje časa drug drugega.
10. Odklopite!
Vsi smo se strinjali, da bomo manj časa porabili za elektronsko pošto, vsi želimo prejemati manj e-poštnih sporočil. Poskusite rezervirati pol dneva in ga pripeljati svojim kolegom, da ne boste imeli e-pošte. Ali pa si vzemite pravilo o preživljanju vikenda brez elektronske pošte. In tudi v odzivnik na vikend povezavo na to delovno mesto.
Listino lahko podpišete tukaj.
