"0 Incoming" - jasen sistem za vzdrževanje ničelnega predala

E-pošta za mnoge je še vedno nedodeljeno delovno orodje in dnevno trpljenje. Nekdo ima sedem dohodnih pisem, zdaj pa jih bo hitro razstavil. Nekdo ima 46 poštnih predalov, vendar jih bo tudi posadil v enem dnevu, ker je navajen. Za vsako osebo obstaja določen prag za število dohodnih e-poštnih sporočil na dan, ki jih lahko obdrži brez odlašanja obdelave naslednji dan in zato brez ustvarjanja blokad v elektronskem polju. Ta prag lahko imenujete "naravno".

Če je več črk, kot jih lahko rokuje oseba, potem morate spremeniti svoj pristop k upravljanju e-pošte. S tem se prag poveča na vrednost, ki je potrebna v določenem primeru. Potrebujete obvladovanje 100 e-poštnih sporočil na dan? Tako lahko in 100, uporabite pravilno metodo pri delu z pošto. Katera? Zdaj pa povej.

Edini kazalnik, da se oseba spoprijema s pošto, je ob koncu delovnega dne nič. Ključno načelo kompetentne vhodne obdelave je razumevanje, kaj je pismo pred vami. Najprej se morate naučiti, kako jasno razvrstiti pisma in vedeti, kaj storiti z vsako vrsto.

Vsa dohodna pisma je mogoče razdeliti v sedem kategorij:

1. Ni treba odgovoriti, ni treba brati. Obstajata dva načina takšnih črk: arhiviranje ali brisanje. Če dobite drugo glasilo, ki ga nikoli ne berete, potem storite sebi uslugo - odjavite se. Ena akcija v zameno za odpravo več deset takšnih pisem v prihodnosti. Želimo izvedeti, kako se spopasti s pretokom pisem v enem dnevu? Manj pretoka je lažje. Ne bojte se zamuditi nekaj pomembnega. Zelo potrebne informacije bodo prišli do vas na drug način in se vsaj enkrat spet pojavile pred vami.
2. Z datotečnimi prilogami. To so lahko obvestila, da je treba plačati za nekaj ali informacije za tekoče ali prihodnje delo. Za takšna pisma je koristno ustvariti ločene mape, vendar brez fanatizma. Preveč map? Poenostavite. Da bi našli nekaj, kar je potrebno kasneje, potrebujete ne tisoč map, temveč možnost uporabe funkcij iskanja po pošti.
3. Odgovorite po želji. Odgovor se zdi neobvezen, vendar je včasih vljudnost koristna. Potem ukrepajte samo glede na situacijo.
4. S časom za pregled. Zanimivo je brati, vendar ne nujno. Poskusite sklicati na to in prejšnje kategorije čim več črk. To je ključ do učinkovitega ravnanja s pošto.
5. Moram odgovoriti danes. Vse je preprosto: vzemite in odgovorite zdaj, če je nekaj nujno nujno, ali na koncu delovnega dne.
6. Moram odgovoriti, vendar ne danes. Lepota elektronske pošte je, da ni klepet ali telefon. Nihče ne pričakuje in ne pričakuje hitrega odgovora po elektronski pošti, če to ni navedeno v glavi pisma. Če se kliče dan za odgovor, ali sami veste in razumete, kako dolgo morate odgovoriti, potem napišite takšne črke v ustrezno mapo. Na primer: »Odgovori v ponedeljek«, »Odgovori v torek« in tako naprej. Sedaj si ustvarite kontrolni seznam, ki ima postavko "Zjutraj, proces pošte odložen za danes." Za te namene obstajajo tudi specializirana orodja za avtomatizacijo: RightInbox za Gmail, FollowUpThen.com in FollowUp.cc.
7. Nerazumljivo pismo. Obstajajo takšna pisma, ki jih je težko pripisati eni od kategorij. Ne mučite se z razmišljanjem in se strinjajte s seboj, da se taka pisma nanašajo na eno od zgoraj navedenih kategorij.

Na podlagi te klasifikacije bomo potrebovali mape za kategorije 2, 3, 4 in 6.

Pravila za obdelavo e-pošte

• Dovoli 30 minut ob koncu delovnega dne, da se mapa Prejeto prenese na ničlo. To je bolj učinkovito kot poskuša takoj odgovoriti na vsako pismo. Ljudje niso večopravilni. Manj motenj in preklapljanje - večja učinkovitost.
• Kaj storiti z nujnimi črkami? Nastavite časovni interval, s katerim potrdite polje med dnevom. Na primer, enkrat na uro. Označite polje za nujna pomembna pisma in, če jih ni, se vrnite na delo. Ne pozabite na prednost pošte: to ni sredstvo za takojšnjo interakcijo. Možno je, da bo težava, omenjena v eni od urgentnih pisem, rešena brez vaše udeležbe do konca dneva, ali pa do konca dneva boste prejeli več informacij, ki bodo rešile problem hitreje in učinkoviteje.
• Kadar koli ne preverjate pošte, naj bo pošiljatelj zaprt. Onemogoči obvestila. Znebite se motečega razmišljanja o številu dohodnih pisem. Zdaj imate drugo službo in čas za pošto še ni prišel. V trenutku dvoma o pravilnosti takšnega pristopa ne pozabite: niste v jedrski elektrarni, čeprav ste bili na njej, bi vam v vsakem primeru povedali, da pregrevanje reaktorja ni bilo po elektronski pošti.
• Uporabite svojo željo, da delovni dan končate pravočasno, da pospešite obdelavo pošte. Zato je priporočljivo razstaviti mape s prejetimi sporočili na nič na koncu dneva. Imate 30 minut in želite hitro končati vse. Pravzaprav se izkaže, da gre za nekakšno igro, lahko pa tudi namensko razglasite obdelavo e-pošte.
• Na kratko napišite in na točko.
• Bodite pozitivni in prijazni. E-pošta lahko gradi in uničuje odnose. Namesto, da bi se lotili resnično pomembnih vprašanj, ljudje včasih poizkušajo poklicati svojega nasprotnika kot idiota na najbolj občutljiv in skrit način, celotno besedilo pa je zgrajeno na tem. Nič čudnega ni, da bi izrazili svoje pozitivno sporočilo naslovniku z majhno prijetno frazo v telesu pisma. Vaša prijaznost se vam bo vrnila in korespondenca bo postala veliko bolj smiselna in produktivna.
• Črke morate obrniti v obratnem vrstnem redu. In edini način. Zdi se bolj logično, da začnemo s starejšimi črkami, vendar je naš cilj ničelni poštni predal, kar pomeni, da bomo prišli do prvega pisma, ki ga prejmemo pred koncem delovnega dne. Če se prepustite sebi in začnete puščati zadnje pisave, ki ste jih prejeli danes za jutri, bo celotna tehnika prenehala delovati. Zakaj sploh potrebujete študij kompetentnega dela s pošto, če ne upoštevate temeljnega pravila? Še naprej delajte kot prej in trpite.
• Odprite samo potrebna pisma, pošiljanje v arhiv ali izbris preostalega. Tudi naročnine na nepotrebne stvari zlorabljamo (naročilo na Lifehacker, ravno nasprotno, je zelo potrebno), zato dobimo več informacij, kot jih lahko preberemo. Kako razlikovati potrebne črke? Obstaja eno preprosto, a zelo učinkovito pravilo: odprite samo tista pisma, ki so naslovljena na določeno osebo za vas osebno. Ostalo - v eni od kategorij, opisanih na začetku članka o razmerah.
• Ustvarite predloge. Pogosto so odgovori na črke precej standardni, to pomeni, da pišete isto. Opazili ste, da pogosto pišete ta stavek? Naredite predlogo za hitro kopiranje ali jo ustvarite v sami poštni storitvi.
• Če je pošta obdelana in še vedno obstaja čas, jo morate učinkovito uporabljati. Gremo v kategorijo črk 3, 4 in 6 in tam uvajamo red.

Ta vadnica, ki je, kot ste opazili, temelji na pravilnem razvrščanju, je odličen dodatek k splošnejšim nasvetom za e-pošto direktorja LinkedIn Jeffa Weinera. Prav tako ne zamudite 10 poštnih nasvetov od Lea Babautsa. Pravzaprav je na voljo še veliko dodatnih načinov, kako lahko kar najbolje izkoristite e-pošto. Preizkusite tehnike, ki veljajo za vas, analizirajte rezultate in ne pozabite pustiti lastnih nasvetov za izboljšanje učinkovitosti dela z e-pošto v komentarjih.