Veliko ljudi se vsak dan sooča z istim problemom: elektronska pošta, ki je ustvarjena za optimizacijo in organizacijo delovnih tokov in komunikacijskih procesov, se pogosto spremeni v zloga skrbnika, zaradi česar morate stalno spremljati dohodna sporočila, kot če delate na tekočem traku. To vas bo stalo malo zmedeno, saj se bodo vedno zbrane informacije hitro spremenile v urejen in čist poštni predal v odlagališče, ki ga bo težje grabiti, dlje se ne boste vrnili na pošto.
Danes vam ponujamo nekaj preprostih nasvetov za upravljanje e-pošte od Jeff Weinerja, CEO LinkedIna. Ta oseba je dolžna vzdrževati vsakodnevne stike s stotinami ljudi in ima več trikov, ki mu bodo omogočili, da se v tem plazu informacij ne utopi.
Moj poštni predal je v bistvu postal osrednje središče v mojih delovnih poteh - pošto uporabljam za redno komunikacijo z več kot 4.300 zaposlenimi, ki delajo v 26 mestih po vsem svetu. To ne pomeni, da sem bil vedno oboževalec elektronske pošte ali da nisem imel situacij, ko bi moje delo s pošto delovalo kot Sizifovo delo.
Kakorkoli že, v preteklih letih sem razvil nekaj praktičnih priporočil, ki so mi omogočila, da sem iz koncepta »mail me manage« prešla na koncept »upravljam pošto«.
1. Želite prejemati manj pošte - pošljite manj pošte
Takšen nasvet se zdi smešno preprost, zlasti v kontekstu tako pogostih problemov, toda zame je to zlato pravilo za uspešno upravljanje e-pošte.
Takšno sklepanje je prišlo k meni, ko sem delal v prejšnjem podjetju, kjer sta dva zaposlena, ki sta najbolj tesno komunicirala z mano, zapustila podjetje. Komunicirali so zelo učinkovito z ljudmi, veliko delali in, kot se je izkazalo, poslali veliko pošte. Medtem ko so delali v podjetju, se je obseg dopisov, prejetih po elektronski pošti, zdel povsem normalen, vendar sem po odhodu ugotovil, da se je promet v moji pošti zmanjšal za približno 20-30%.
Vsa ta dejavnost v pošti ni bila le njihova pisma: tam so bili moji odgovori na njih, prav tako so bila pisma in odgovori vseh naslovnikov, ki so bili priloženi korespondenci. Pogosto ta delovna mesta niso zahtevala mojega obveznega sodelovanja v razpravi.
Od tega trenutka sem si postavil jasen pogoj - ne pisati brez očitne potrebe. Rezultat: manj pošte in več naročil v polju, ne da bi to vplivalo na delovno aktivnost. Od takrat se trudim, da ne odstopam od tega pravila.
2. Odložene črke označite kot neprebrane
Označevanje pisma kot neprebranega je bistveno spremenilo način dela z pošto. Moram hitro iti skozi dohodna pisma, se takoj odzvati na najbolj nujne in izbrisati nepotrebne. Ista pisma, ki jih moram pozneje vrniti, če imam čas, označujem kot neprebrana. To odpravlja strah, da bo pomembno pismo, prebrano in brez odgovora, pozabljeno in pokopano v globini nabiralnika. Isti pristop vam omogoča izvedbo neke vrste ToDo-seznama, na katerega se bom moral kasneje vrniti.
Vsak delovni dan poskušam dopolniti z najmanjšim številom takšnih odloženih črk in v najboljšem primeru ne bi smelo biti nikoli. Če na ta dan nimam časa, da bi se jim vrnil, potem bom z njimi začel naslednje delovno jutro.
3. Vzpostavite jasen urnik dela s pošto
V zadnjih nekaj letih se moje življenje v delovnih dneh giblje po dokaj jasnem urniku. Vstajanje ob 5: 00-5: 30, ura do pošte, branje novic, zajtrk, igranje z otroki, trening, pisarna, prihod domov, spravljanje otrok v posteljo, večerja z ženo, počitek (ponavadi je to gledanje televizije s čistilnico med oglaševanjem in dolgočasnimi trenutki).
Izkazalo se je, da z upoštevanjem takšnega urnika lahko preprosto upravljam pošto, vendar je vredno vsaj nekoliko spremeniti urnik, saj se v poštnem nabiralniku začne kaos.
V tem primeru ne boste čutili naraščajočega pritiska spoznanja, da bo vaša škatla nenadoma prezrta. Skladnost z načrtom bo pomagala ohraniti vse pod nadzorom. To je pomagalo Benjaminu Franklinu, ki vam bo pomagal.
4. Bodite jasnejši
Se spomniš pokvarjene telefonske igre? Potem je bilo precej smešno, zdaj pa se vse obravnava v konceptu dela in poslovanja, in ni časa za igre.
Besede so zelo pomembne in da bi se izognili dvoumnosti in napačnemu razumevanju, jih je treba izbrati zelo previdno. Bolj nedvoumno in jasno je, da razumete vaše besedilo, manj verjetno boste prejeli drugo pismo, v katerem boste prosili za pojasnilo prvega.
5. Pomislite na prejemnike.
Pogosto se zdi, da polja »Za« in »Kopiraj« mnogi dojemajo kot eno in isto. Pravzaprav lahko z njihovo pomočjo nedvoumno pojasnite, od koga od prejemnikov pričakujete odgovor in komu je poslana kopija pisma z namenom, da se posodobi.
Dejstvo je, da ne izbiranje prejemnikov, od katerih je potreben odgovor, je najhitrejši način, da paniko in zmedo prenesemo v korespondenco. 6 prejemnikov namesto 1 prejemnika in 5 kopij je 5 dodatnih možnih odgovorov, od katerih vsak lahko preraste v ločeno verigo črk.
6. Potrdite prejem
Če ste označeni kot prejemnik, in je pismo dejansko naslovljeno na vas, potem ne bodite leni obvestiti pošiljatelja, da ste prejeli pismo. Ne potrebujete veliko besed, preprosto bo "sprejet" ali "sprejet". To bo znak, da vam podatki, ki ste jih prejeli v celoti in v ustreznem znesku, in pošiljatelj ne potrebujejo več, da vam pošiljajo kaj drugega na isto temo.
V primeru, da potrdila o prejemu niste potrdili, pošiljatelj o tem ne ve. Morda je bila izgubljena v globini tvoje škatle? Če je to pomembna informacija, potem bo dvom in navdušenje prisilil pošiljatelja, da vam napiše še eno pismo, v katerem vas prosi, da potrdite prejem prvega pisma, ali pa prosite nekoga drugega za vašo prisotnost na delovnem mestu. Vključeni so dodatni ljudje, dodatna pisma so poslana in prejeta.
7. Držite čustva proč od pošte.
E-pošta je lahko uporabno orodje, če se uporablja pravilno. Lahko postane tudi uničujoča sila, če se uporablja nepravilno. Najpogostejši primer je uporaba pošte za razpravo o spornih, nasprotujočih si in občutljivih vprašanjih.
Nikoli me ne preseneča, kako ljudje uporabljajo besede in besedne zveze v korespondenci, ki jih nikoli ne bi rekli ob prisotnosti istega občinstva.
Če se nenadoma znajdete v podobni korespondenci, naredite eno preprosto stvar - stop. Spor ali spor lahko rešite tako, da dvignete telefon in pokličete naslovnika ali da se z njim osebno srečate. O takih občutljivih stvareh se ne sme odločati s tekstovno korespondenco. Besedilo ne izraža čustvene komponente, intonacije in drugih pomembnih stvari, ki so lahko odločilne za konstruktivno rešitev problema.
(preko Jeffa Weinera)
