1. Zjutraj sestavite seznam
Zgodaj zjutraj se zdi povsem naravno, da zapišemo načrte za ta dan. Vendar je že prepozno. Tako pravi Eileen Roth (Eileen Roth), avtorica knjige "Organizacija za telebane". »Če boste zjutraj sestavili seznam nalog in ob 8.00 boste imeli sestanek na drugem koncu mesta, potem verjetno ne boste imeli časa za to, « pravi.
Na koncu dneva sestavite seznam. To vam bo omogočilo, da pustite delovno mesto za sabo in počitek. »Zapuščate domov z dela in ne razmišljate več o seznamu prihodnjih nalog, saj ste ga že sestavili in veste, da ga boste morali opraviti jutri. Vaš um lahko končno počiva, «pravi Eileen.
2. Vključite preveč nalog na seznam.
Če lahko stvari s seznama trajajo tedne ali mesece, potem se obsojate na neuspeh. Torej se boste počutili preobremenjeni.
Po besedah Kyre Bobinet, avtorice »Dobro organiziranega življenja: 10 lekcij v kognitivni psihologiji in oblikovalskem razmišljanju za zavestno, zdravo in smiselno življenje«, so idealne številke za seznam tri naloge. »Naši možgani zaznavajo informacije, združene v tri dele, « pravi. "Za začetek navedite tri najpomembnejše stvari."
Večina ljudi sploh ne zaveda, kako malo resnično produktivnih ur v enem dnevu.
»Naša duševna moč je veliko bolj omejen vir kot čas. Vsak dan imamo samo 3-6 ur, ko lahko trdo delamo, «je povedala Christina Willner, ustvarjalka programa Amazing Marvin Task List, aplikacije za izboljšanje produktivnosti.
Poleg tega se mnogi ne zavedajo, koliko časa je potrebno za dokončanje določenih nalog. Zato so predolgi seznami primerov neučinkoviti. Vilner svetuje, da se ob vsaki nalogi zabeleži približen čas njegove izvedbe. Sledite temu času, da boste v prihodnje naredili natančnejše izračune.
3. Vključite na svoj seznam opravil ali zelo velike cilje.
Ambiciozni cilji, kot je pisanje knjige ali osvajanje Everesta, ne bi smeli biti vključeni v seznam nalog. Namesto tega jih dodajte v ločen seznam želja.
Seznam dnevnih zadev mora vsebovati jasne načrte.
Če želite dokončati velik projekt, ga morate razdeliti na več majhnih in dosegljivih nalog in šele nato jih zapisati na seznam. Paula Rizzo svetuje, naj to stori, avtorica knjige "Razmišljaj o seznamih: kako uporabiti sezname za bolj produktivne, uspešne in manj izkušene".
Če pogledate obsežen seznam vseh vaših ciljev, se boste počutili preobremenjeni. Poleg tega boste nezadovoljni z dejstvom, da ne morete izpolniti vseh zabeleženih načrtov. Navsezadnje nekateri od njih zahtevajo veliko časa in truda.
4. Enako ocenite vsako nalogo.
Vodja produktivnosti Nancy Gaines trdi, da bi moral biti seznam nalog prednostni seznam. »Pripeljite samo tiste zadeve, ki bodo pospešile vašo kariero ali posel, « pravi Gaines. - Če to ni prednostna naloga, potem ne sme biti na seznamu. Samo vas bo odvrnilo."
Pri sestavljanju seznama svetuje, da sledite sistemu »3–3–3«: s seznama izbrišite tri najmanj pomembne naloge, prenesite tri naloge, ki niso vredne svojega časa, in izpolnite tri najpomembnejše naloge.
5. Nastavite mehke cilje
Če so naloge s seznama nejasno oblikovane, boste v prihodnosti morali razmišljati o tem, kako jih izpeljati, in se celo spomnite, kaj pomenijo. Zato je treba seznamu posvetiti ustrezno pozornost.
»Preživite malo več časa in načrtujte čim bolj specifično, « pravi Maura Thomas, avtorica Secrets of Personal Productivity. Na primer, namesto pisanja »poročila o stroških«, napišite postavko »dodajanje podatkov v preglednico«.
Izogibajte se nejasnim besedam, kot so »načrt«, »izvajanje« ali »razvoj«. »Če imaš malo časa, potem si, če pogledaš na seznamu besede» elaborat «, verjetno želiš preskočiti ta odstavek, » je dejala Mora. »Shrani te besede za seznam večjih projektov.«
6. Uporabite isti seznam, dokler niso opravljene vse naloge.
»Problem je, da vsak dan prinaša nekaj novega. Torej, to, kar ste danes storili, ne bo nujno potrebno izpolniti jutri. In vaši načrti za jutri se lahko spremenijo, še preden se ta konča, «pravi Eileen Roth. Torej vsak dan morate narediti nov seznam opravil.
7. Ne povežite seznama s koledarjem.
Če seznam in koledar nista medsebojno povezana in vsebujeta različne naloge, jih skorajda ne morete dokončati. »V tem primeru ne boste imeli časa, da naredite stvari s seznama. Razen če morate žrtvovati spanje, vikende, počitnice ali čas, ki bi ga radi preživeli s svojo družino, “opozarja Katie Mazzocco, avtor Revolucionarne produktivnosti: Kako maksimirati čas, vpliv in dohodek pri poslovanju z majhnimi podjetji.
Poskusite v koledarskem času vedno dodeliti opravila s seznama.
