Leta 2011 je Rudolf Dutel dobil službo pri Googlu. "Moj prvi delovni dan v Googlovi pisarni je bil podoben prihodu Harryja Potterja v Hogwarts: veliko vas skrbi, kot učenec na prvem zmenku, kaj je treba storiti, je tudi nerazumljivo, " pravi Rudolph svoje spomine. "Zato sem bil zadovoljen z vsakim poslom, ki mi je bil zaupan, in z možnostjo, da se v tem procesu naučim nekaj novega."
V naslednjih dveh letih se je nameraval tesno vključiti v usposabljanje zaposlenih v podjetju za delo s poštno storitvijo Gmail in tudi v korporativni prodaji.
Dunel ni več uvrščen na Googlu, zdaj je zaposlen v podjetju Buffer in ustanovitelj projekta Remotive - elektronski tednik za oddaljene delavce. Vendar pa še vedno uporablja nekaj čipov, s katerimi je učil svoje nekdanje kolege.
Kako ukrotiti e-pošto: 7 nasvetov za delo z Gmailom
Včasih je odpiranje mape »Prejeto« v ponedeljek zjutraj razodetje. Zdi se, da razume, da je neskončni tok črk fizično nemogoč.
Elektronska pošta se danes ne uporablja, razen v oddaljenih naseljih, kjer ni niti elektrike niti celičnih stolpov. Glede na raziskovalne podatke McKinsey Global Institute smo v povprečju porabili tretjino našega delovnega dne, ko smo se odzvali na e-pošto.
Povprečni kvalificirani delavec porabi do 28% svojega časa za analizo elektronske pošte. To je približno 13 ur na teden.
Seveda se ne želim strinjati s tako žalostno statistiko. Še več, vsakdo želi svoj čas porabiti za nekaj bolj koristnega. V ta namen je Dyutel veliko časa preizkusil zmogljivosti Gmaila, pripomočkov in storitev, pri čemer je poudaril sedem najbolj uporabnih, po njegovem mnenju, za vsakodnevno uporabo. Morda delovna korespondenca ni tako dolga.
1. Uporabite gumb »Prekliči pošiljanje«
Ste že kdaj čutili, da ste s klikom na »Pošlji« v vašem pismu nenadoma opazili nekaj sitnih napak? Prepričan sem, da.
Od zdaj se ni več treba bati: imate funkcijo odpovedi pošiljke, katere uporaba je strogo obvezen pogoj za tiste, ki so se odločili, da bodo resno prevzeli nadzor nad dragocenim delovnim časom.
Funkcijo lahko aktivirate tako, da odprete meni in označite ustrezno funkcijo: »Nastavitve« → »Splošno« → »Prekliči pošiljanje«. Po želji lahko obdobje preklica nastavite na 10, 20 ali 30 sekund.
Poskusite sami, osebno mi je bilo všeč!
2. Uporabite predloge, da prihranite čas.
Pišemo veliko število enakih črk, ki so si podobne kot dve kapljici vode. Včasih vzamemo kot podlago za nova pisma tista, ki smo jih prej napisali drugim ljudem. Na primer, primerna je za prodajne delavce in lahko prihrani veliko časa.
Zakaj ne bi pripravili več predlog za takšna sporočila, namesto da bi jih občasno ponovno pisali? Konec koncev je zamenjava nekaj besed in obratov veliko lažja kot pisanje. Glavna stvar - ne pozabite, da reread pozneje.
Pripravite in shranite nekaj vzorčnih odgovorov, ki jih lahko uporabite kasneje, če je to potrebno.
Če želite omogočiti funkcijo »Odzivne predloge«, nadaljujte z zavihkom »Lab« v nastavitvenem meniju.
Zahvaljujoč tej izjemno uporabni funkciji sta Rudolph in njegov brat uspela ročno poslati svoje kontaktne podatke prvim in pol tisoč naročnikom Remotive na standardnem poštnem seznamu.
3. Uporabite funkcijo za dostop brez povezave.
Še en trik, ki smo se ga naučili iz Dutela: kako nadaljevati delo z Gmailom, ne da bi imeli dostop do interneta.
Morda se nekateri od vas želijo nekaj časa ločiti od drugih, da bi se popolnoma posvetili ustvarjalnim nalogam. Vendar pa v večini primerov brez mape »Prejeto«, kjer ste na primer odvrgli tehnično nalogo, preprosto ne morete. Kako biti?
Za vsa potovanja z vlakom, primere s plačanim ali omejenim dostopom do omrežja Wi-Fi in druge nepredvidene okoliščine, lahko uporabite funkcijo "Brez povezave". Omogoča vam branje, odgovarjanje, iskanje in arhiviranje e-poštnih sporočil brez dostopa do interneta.
To je zelo priročno, saj ta način omogoča delo ne samo z e-pošto, ampak tudi z Google Drive in Google Dokumenti.
4. Nimate časa? Premor
Včasih prihajajoča sporočila padejo v škatlo enega za drugim, nadležno in moteče od dela, na katerem smo osredotočeni. Ena, dva, štiri, deset novih črk … In kaj, če je kaj pomembnega?
Najboljša rešitev tega problema, po Dutelu, je bila funkcija "Inbox Pause". Pomen te funkcije je zelo preprost: prekinite dotok dohodne korespondence, če ste zaposleni z nečim pomembnim, in ko ste razbremenjeni bremena skrbi in bleščečih dogodkov v koledarju, se vrnete k njim, kot da ste jih prejeli v isti sekundi, tako da greste na zavihek s pošto.
5. Odjavite se od nepotrebnih poštnih seznamov.
Torej se izkaže, da je težko popolnoma znebiti vseh vrst poštnih sporočil v delovnem e-poštnem polju. Kako se znebiti tistih, ki vas ne zanimajo?
Spoznajte Unroll.me - pripomoček, ki vam pomaga organizirati pošiljanje po pošti na najboljši način v nekaj minutah. Takoj, ko se prijavite za storitev, odprite poštni seznam, na katerega ste naročeni. Nato se odjavite od nepotrebnega.
6. Omogočite preverjanje pristnosti v dveh korakih.
Zdi se, da o Gmailu vemo skoraj vse o nas: s kom komuniciramo, katere slike iščemo v iskanju, kaj hranimo v »Dokumentih«. Lahko rečemo, da je to določen center za nadzor letenja in glavni poveljniški štab - vse povezave vodijo sem, kot ceste v Rim. Torej je treba najprej sprejeti varnost.
Funkcija preverjanja pristnosti v dveh korakih bo najbolje opravila to nalogo. »Dve-«, ker za zaščito vaših podatkov potrebujete ne le geslo iz mape »Prejeto«, temveč tudi edinstveno kodo, ki jo boste prejeli vsakič, ko boste poskušali dostopati do polja iz mobilne aplikacije ali sporočil SMS.
In Rudolph svetuje, da bodite pozorni na storitev 1Password.
Mnoge druge priljubljene storitve, kot so Dropbox, Facebook in Twitter, uporabljajo tudi dostop v dveh korakih.
Mimogrede, za varnost vaših podatkov je pomembno zagotoviti, da se vaš Gmailov račun ne uporablja na več napravah hkrati, na primer na dveh računalnikih hkrati.
7. Uporabite bolj informativna obvestila.
Veliko sporočil uporablja več statusov za sporočila: »Poslano«, »Dostavljeno«, »Branje«. Tu in tam, na primer na Facebooku, se za označevanje teh obvestil uporabljajo ikone.
Podobna rešitev za storitev Gmail - Sidekick. To je dobra aplikacija za tiste, ki iščejo delo, ali tistega, katerega delo je povezano s prodajo: zelo priročno je, da prejmete status poslanih e-poštnih sporočil.
Zdaj veste malo več o varnosti in prihranek časa pri delu z Gmailom. Upamo, da vam bo svetovanje izkušenega strokovnjaka pomagalo postati bolj produktivno.
