Odvetniki v Združenih državah izdajo račun strankam za vsakih šest minut njihovega dela. To pomeni, da morajo razumeti, kaj je bilo storjeno v tako kratkem času. Podroben pristop k sledenju nalogam vodi do povečanja produktivnosti in ga lahko sprejmemo.
Težava pri večini seznamov opravil je, da vas spodbujajo, da shranite opravila, ki niso dokončana. Toda nedokončani posel postane vir stalne krivde in odlašanja.
Druga možnost je, da uporabite alternativni sistem, ki se osredotoča na sledenje, kaj počnete in kaj ste že storili. Ne temelji na občutku krivde, ampak na ponosu. In tukaj so prednosti podrobnega seznama nalog:
- Ne boste prokrasinirovat, ker veste, katero nalogo morate opraviti.
- Ko potrebujete odmor, lahko na seznamu opravil naredite zapiske. Torej se boste raztresli, toda lažje bo nazaj nazaj na delo.
- Vaš odnos do sebe se bo spremenil. Izvajate 100 opravil na dan in boste zadovoljni z njihovo produktivnostjo.
- Tak seznam pomaga vstopiti v stanje pretoka.
- Navdušenje se nadaljuje: obstaja želja, da se v eni uri zapre čim več nalog.
- Do konca dneva boste imeli od 40 do 120 opravljenih nalog.
Ta sistem najbolje deluje z navadnimi besedilnimi datotekami in zapomni aplikacije Mleko, OmniFocus, Wunderlist ali Evernote. Deluje ne tako dobro s Trello, Todoist, Stvari in večino drugih storitev s seznami opravil.
1. Delo z shranjevanjem v oblaku
Uporaba seznama opravil je navada. To pomeni, da morate vedno imeti dostop do njega. Zato je najbolje, da svoj seznam obdržite in obdržite v oblaku.
Vse aplikacije, ki sem jih priporočil zgoraj, to storijo samodejno.
Včasih sem delal z običajno besedilno datoteko todo.txt, ki jo shranjujem v Dropboxu, tako da lahko delam z njim kadarkoli in od koderkoli. Vsak dan dodam nov seznam nad starim. Moj todo.txt vključuje zaključene naloge več let.
2. Naučite se hotkeys
Vsi programerji vedo, da je delo bolj produktivno, če nikoli ne umaknete roke s tipkovnice. To velja za ljudi različnih poklicev, najpogosteje pa so programerji, ki stalno uporabljajo vroče tipke.
Vsakič, ko pridete do miške, zapustite stanje pretoka.
Hotkeys so uporabne pri delu s seznamom opravil. Najpogostejša možnost je, da pritisnete Alt + Tab, da odprete seznam opravil, označite nalogo, ki ste jo pravkar končali, zapišite eno ali dve novi nalogi in pritisnite Alt + Tab, da se vrnete na delo.
Ampak to lahko storite še hitreje, in to bo pomagalo vroče tipke v aplikacijah. Priporočam:
- Zapomnite si mleko: »i«, da izberete, »c« za dokončanje naloge.
- OmniFocus: createN za ustvarjanje nove naloge in pritisnite preslednico, da jo dokončate.
- Evernote: Sh + Shift + T, da ustvarite novo nalogo. Ni tipk za bližnjico.
- Wunderlist: Tab + puščice za izbiro nove naloge, toD, da jo dokončate.
Z besedilnimi datotekami je malo bolj zapleteno. S pomočjo znaka »_« izberemo nalogo, »×« pa jo označim kot dokončano, tako da moj seznam opravil ponavadi izgleda takole:
Besedilne datoteke so najboljša možnost za napredne uporabnike, ki so zadovoljni z makro ukazi. V mnogih urejevalnikih, na primer v Sublime, je mogoče neodvisno nastaviti makre in prilagoditi tipke za bližnjice.
3. Spremljajte vse naloge, tudi najmanjše
Bistvo alternativnega pristopa je, da se naloge razdelijo na majhne in enostavno izvedljive elemente. To je zelo podobno načelu naslednje akcije v GTD.
Opravila, kot je »Napišite objavo v spletnem dnevniku«, so prevelika, da bi jih lahko izvedli takoj. Če pišete objavo, lahko traja eno uro, če ne več. Namesto tega začnite z nalogo »Open Text Editor«. To je to, samo odprite urejevalnik besedil. To je prva faza naloge, ki jo morate dokončati.
Moj seznam nalog je bil na primer videti takrat, ko sem napisal to besedilo:
× začnite pisati o oblikah seznama opravil
× wunderlist
× stvari
× todoist
× omnifocus
× se spomnite mleka
× odgovarjate na vprašanja
× recommend: besedilna datoteka, RTM, OmniFocus, Evernote
× nazaj k pisanju
× vpišite uvod
× seznam ugodnosti
× dodajte Gist
× dodajte tehnološki oddelek
× dodajte odsek o nalogah na poti
_ trenutni status seznama opravil v Gist
In zdaj je 15 pripravljenih nalog. Moral sem prekiniti, zato ima seznam dve nalogi o odprtju objave v urejevalniku besedil.
Obseg opravljenega dela je vedno stvar ponosa. Majhni koraki pomagajo obdržati pozornost in se izogniti odlašanju: zato vedno vem, kaj naj storim, in se ne bojim, da bo težko.
4. Dodajte naloge na poti
Standardni način za uporabo seznama nalog je: dodajte veliko, veliko točk, ki jih boste naredili v enem dnevu, nato pa si jih oglejte in mislite, da ne počnete toliko stvari. In začnete mirovati.
Če imate preveč možnosti, postane živčen in negativno vpliva na produktivnost.
V alternativnem sistemu preprosto dodate eno, največ dve nalogi in grobo označite čas, ko načrtujete začetek dela.
5. Označite opravljene naloge
Vedno označite končni čas za nalogo.
Zapomni si Mleko in Wunderlist to storita samodejno. Če uporabljate OmniFocus, pojdite v nastavitve: Pogled → Prikaži možnosti prikaza → Stolpci po meri → Datum zaključka.
Če veste, kako delati z makri, lahko programirate časovno nastavitev oznake. Zato še vedno uporabljam Vim: moj makro samodejno doda časovni žig na konec vsake vrstice.
Drug način je, da ročno nastavite čas. Ni nujno, da je za vsako nalogo dovolj, da se zabeleži enkrat na uro.
Pomen časovnih žigov je, da vam bodo pomagali videti, kako tesno ste delali v zadnji uri.
Ob koncu dneva lahko ugotovite, kako se lahko koncentrirate. Na dober dan boste opravili 80 nalog. V veliki - 120. V najbolj navdihujočem dnevu mi je uspelo narediti 250.
6. Goljufija
Ta sistem vključuje možnost goljufanja. Zaznali se boste, da si boste lahko zastavili precej majhne naloge, tako da boste na koncu dneva s polnim mirnim uma lahko videli veliko opravljenih nalog.
Lažja je naloga, večja je verjetnost, da jo boste obravnavali. Toda dokončana opravila vas vlečejo, da nadaljujete delo.
7. Ujemite "tok"
Včasih lahko opravite več nalog, ne da bi jih zapisali na seznam opravil. Nato jih dodajte pozneje, ko odprete zavihek s seznamom.
Dolg seznam povzroča ponos. Pogosto dodam naloge po tem. Prvi izziv na mojem seznamu opravil je bil "Hoja psa v parku." To se je zgodilo eno uro, preden sem vklopil računalnik, vendar sem potreboval malo pritiska, da bi začel.
Nasprotno, ko se počutite obtičali, preklopite na seznam opravil in poskrbite, da boste imeli majhen naslednji ukrep.
Namen alternativnega pristopa k seznamu nalog je vstop v stanje pretoka in to je lažje doseči, če naloge opravite enega za drugim.
