E-pošta je eden najboljših načinov komunikacije in morda edini, ki ga uporabljajo vsi uporabniki brez izjeme. Lahko, ali ne, kot kurirji, uporabite Skype ali Facebook klepet, vendar verjetno imate e-poštni naslov.
Vsak dan ne prejmemo le sporočil prijateljev in sodelavcev iz našega nabiralnika, ampak tudi več deset oglasnih sporočil, obvestil, samo neželene pošte. Da ne bi utonili v ogromnem številu dohodnih sporočil, je zelo pomembno razviti in uporabiti veščine za učinkovito delo z e-pošto.
Načrtuj čas preverjanja e-pošte
Če menite, da porabite preveč časa za obdelavo pošte in se število črk v mapi »Prejeto« vseeno ne zmanjša, poskusite bolj natančno načrtovati svoj čas za prevzem. Ponavadi začnemo preverjati e-pošto, v pismu najdemo zanimivo povezavo, gremo na spletno stran, od tam do druge … in po pol ure se spomnimo in se vrnemo k razčlenitvi črk. Zato je čas minil, vendar se zadeva ni premaknila.
Torej, poskusite določiti nekaj časa za delo z pošto. Pogostost in trajanje teh intervalov se lahko določita samostojno, odvisno od obsega njihove korespondence. Morda bo to ob eni uri zjutraj in ob eni uri na koncu delovnega dne ali pa vam je bolj primerno, da se vsako uro prijavite v svoj e-poštni račun pet minut. Najpomembneje je, da se skušate strogo držati razporeda, ki ste si ga zastavili sami, in ga ne moti nič drugega. Spoznanje, da je vaš čas omejen, bo neizogibno vodilo v povečanje učinkovitosti obdelave poštnih prejemkov.
Vsaka črka pomeni dejanje
Glavno pravilo, ki ga morate uporabiti pri razčlenjevanju pošte, je, da je za vsako odprto pismo potrebno nekaj vašega dejanja. Če ste črko odprli, je ne smete več pustiti v mapi Prejeto. Morate se takoj odzvati na e-poštno sporočilo ali ga posredovati osebi, ki najbolje obravnava to težavo, ali pa sami določiti opravilo v Google Task ali koledarju - v vsakem primeru pa je treba pismo izbrisati ali premakniti v arhiv, to je zapustite mapo » Prejeto« . Če boste sledili tem preprostim pravilom, bo vaša mapa »Prejeto« prej ali slej izbrisana.
Filtri in oznake
Če vsak dan prejmete veliko število pisem, njihova analiza zahteva od vas veliko časa in truda. Zakaj ne uporabljate virov poštnih storitev za to, še posebej, ker je v večini storitev ta funkcija prisotna in dobro izvedena?
Gre za nastavitev filtrov za samodejno obdelavo pošte. Namesto da ročno kliknete na vsako sporočilo in vsak vaš klik je tudi čas in trud, samo nastavite filtre, ki jih potrebujete. Na primer, vsa sporočila z naslova vaših sorodnikov samodejno spadajo v mapo Družina in so označena z oznako kot pomembno. Vsa sporočila za javnost gredo v ločeno mapo mimo mape Prejeto, obvestila iz družabnih omrežij pa takoj odletijo v koš.
Tako lahko posredujete sporočila o glavnih temah in jih ustrezno pripravite za njihovo obdelavo. Ne boste več imeli situacije, ko bodo vaši možgani prešli iz gospodinjskih opravil na poslovna vprašanja, nato pa takoj na zabavna sporočila in nato nazaj.
Obstaja veliko možnosti za ustvarjanje različnih filtrov in prepričan sem, da ko boste zgradili samodejni sistem filtriranja, boste prihranili dneve in mesece svojega časa. Poleg tega lahko z dodeljenimi bližnjicami ali distribucijo mape v arhivu preprosto najdete potrebne črke (se spomnite, da je mapa Prejeto popolnoma prazna?).
Uporabite iskanje
Mnogi uporabniki, predvsem začetniki, vse svoje e-poštne naslove hranijo v mapi Prejeto, ker se jim zdi, da jih pri arhiviranju nikoli več ne bodo našli. Če nastavite sistem filtrov in bližnjic, kot je opisano v prejšnjem odstavku, je vaš arhiv že poenostavljen in ga je veliko lažje krmariti. Ampak ne pozabite na iskalni niz. Na primer, v Gmailu je sistem za iskanje črk tako popoln (kdo bi dvomil!).
Uporabite oznake
Veliko poštnih storitev ima funkcijo označevanja sporočil s posebnimi označevalci (v Gmailu so to zvezde). Z njihovo pomočjo lahko enostavno izberete potrebna sporočila, ki zahtevajo vašo pozornost in jih postavite v ločeno mapo. V Gmailu lahko sami izberete niz oznak in ga uporabite precej prožno. Tako bo en pogled na vsebino vašega nabiralnika zadostoval za označevanje črk glede na njihov pomen.
Uporabite bližnjice na tipkovnici
Uporaba vročih tipk lahko pospeši obdelavo korespondence toliko, da je vredno preučiti nekaj ur. Pred tem pa si oglejte nastavitve (v Gmailu je to Nastavitve - Splošno - Bližnjice) in se prepričajte, da so vklopljene. Po tem preprosto pritisnite vprašaj na tipkovnici in pozvani boste z vsemi bližnjicami Gmail.
E-pošta je odlično sredstvo za komunikacijo, vendar to ne pomeni, da bi polovico svojega življenja porabili za ta proces. Največja avtomatizacija vseh procesov, hitri odzivi ali posredovanje sporočil, načrtovanje časa skupaj z drugimi nasveti iz tega članka vam bodo omogočili hitro obravnavo številnih črk in prihranili več časa za bolj prijetne aktivnosti.
