Prepričajte se, da je cilj jasen
Namesto da bi rekli: »Spoznajmo se v celotni pisarni ob 11. uri«, se vprašajte: »Kaj želimo doseči?«.
Vsekakor morate vedeti, zakaj sploh organizirate to srečanje:
- ustvariti idejo;
- odločitev;
- dogovoriti se;
- odgovarjati na vprašanja o prihodnjih spremembah.
Morda ga uredite:
- prisluhniti pritožbam zaposlenih (če se to zgodi v obliki sestanka skupine?);
- ponovno razpravljati o tem, kar je bilo že odločeno;
- narediti nekaj, kar se lahko razpravlja ali rešuje po telefonu ali e-pošti.
Ne organizirajte množičnih srečanj.
Uporabite popolno “pravilo dveh pic” in na sestanek ne vabite veliko ljudi. Morate ustvariti ekipo, vsaka oseba, v kateri je na svojem mestu. Zato naj se na sestanku udeleži toliko ljudi, kot lahko nahranite dve pici.
Bistvo ni le, da nahranimo vse, ki so prišli na srečanje. Velike skupine ljudi ne morejo sprejemati učinkovitih odločitev. Obstaja celo koncept "atrofije odločnosti". Pojavlja se v velikih skupinah ljudi, ko posamezniki ne morejo izraziti lastnega mnenja zaradi strahu pred obsodbo sodelavcev in menedžerjev. S tega vidika so manjše skupine primernejše. Zato je bolj učinkovito.
Prvič, nato časovnik.
Poznači so zelo moteči in moteči. Naučite jih, da pridejo pravočasno.
Če ne cenijo svojega časa, ne bodo cenili časa vseh ostalih.
Naredite to kot.
Nastavite čas srečanja, recimo, ob 08:48. Presenetljivo je, da bo ta poteza delovala in ljudje bodo začeli prihajati na tak način, da bodo točno na čas. Kar se tiče tistih, ki zamujajo, jih morate naučiti plačati. In ne v denarju. Naj, na primer, pojejo. Takšne kazni delujejo veliko bolje kot denarne kazni. V mesecu dni boste pozabili, kako se sliši petje vaših podrejenih.
In seveda se naučite nastaviti časovnik. Za vsakega govornika, če obstaja, in za celotno srečanje na splošno. Torej se srečanje ne bo odložilo in vedeli boste, kaj boste porabili vsako minuto.
Stoli morajo stati pravilno
Pomemben je tudi način, kako ljudje sedijo v dvorani:
- sedenje v krogu je koristno za sodelovanje, razpravo, splošno odločanje;
- sedenje v vrstah je koristno, če želite spodbuditi konkurenco in željo po tekmovanju s kolegi.
Če potrebujete hiter in zelo produktiven sestanek, vzemite ven vse stole na splošno. Številne študije kažejo, da dlje ko stojimo, postajamo bolj potegnjeni. Želim si čim prej sprejeti in sprejeti odločitev. Poleg tega je lahko malo stoječe dobro za vaše zdravje.
Prenosni računalniki in telefoni so čisti
V nasprotnem primeru vas bo nenehno motilo. Tako vi kot vaši kolegi morate hitro narediti vse, kar ste načrtovali in zaključili. Torej prenehajte gledati na zaslon pametnega telefona. Namesto tega segajte po pero in kos papirja. Ročno napisane informacije je veliko lažje zapomniti.
Agenda ni ustvarjena za »kljukico«
Res moraš delati na tem. Večina sestankov je neproduktivnih, ker se o njej razpravlja neskončno. Poskusite namesto, da navedete problem, da oblikujete dnevni red kot vprašanje.
Ne razpravljajte o »video vsebini«, ampak »kdaj bo video vsebina pripravljena?«.
Ko se postavi vprašanje, samodejno začnejo iskati odgovor. Tako deluje.
