Kolikokrat na dan preverjate svojo e-pošto? Koliko pisem pošljete vsak dan? Koliko od njih prihaja z opombo "pomembno"? In končno, koliko od teh pisem ostaja brez odgovora? Potrebno je biti sposobno napisati »pravilne« črke, na katere se oseba preprosto ne more odzvati. Izkazalo se je, da obstajajo ljudje, ki vodijo celotne seminarje o teh temah, in ti (seminarji) so precej zahtevni.
Želite hitro prejeti odgovore na pomembna e-poštna sporočila? Obstaja kar 5 dokazanih načinov, da dobite, kar želite.
Njegovo izkušnjo deli James Clear (James Clear), ustanovitelj passivepanda.com.
1. Napišite kratka pisma.
Ljudje radi odložijo ne zelo pomembne stvari. In če je prišlo do njih kot pomembno, a zelo dolgo pismo - to je še en razlog za odložitev odgovora. Težko se je hitro odzvati na dolgo pismo. Najprej ga je treba prebrati. Drugič, spoznati in razmišljati o tem, kar je tam napisano. In končno, tretjič, na to morate napisati jasen odgovor. Poleg tega lahko dolge črke pogosto vsebujejo veliko vprašanj in različnih tem. To ustvarja dodatne težave pri ugotavljanju glavne teme ali vprašanja, kar ponovno vodi k odlogu tega pisma.
Veliko lažje je dati kratek, razumljiv in, kar je najpomembnejše, hiter odziv na kratko e-pošto. Eno pismo - ena tema ali vprašanje!
Pišete manj pogosto
Če pošljete veliko pisem zaposlenemu, se navsezadnje navadijo na dejstvo, da ga dva ali tri pisma že čakajo v njegovem nabiralniku vsako jutro. No, zdaj ne odgovarja - kako je razlika? Malo kasneje mu boste poslali še en opomnik z istim vprašanjem.
Ne navadite ljudi na dejstvo, da lahko kadarkoli napišete toliko pisem, kot želite. Naučite ljudi, da cenijo vaša pisma, tako da jih pošljete le, če imate res pomembne in dragocene informacije.
Vedno prosi, da odgovori na vaša pisma.
Sliši se preprosto, toda to pogosto pozabimo. Nekako lahko problem zapišemo v pismu in celo skiciramo več možnih rešitev, obenem pa pogosto pozabimo jasno zaprositi za odgovor na to e-pošto. Za nas, kot pošiljatelje pisma, je naslednji korak - odgovor na to, očiten. Vendar pa za prejemnika morda ni očitno. Še posebej, če je bilo pismo poslano na višini delovnega dne ali v vroči sezoni odgovorov in različnih rokov.
Ne pozabite na koncu pisma vedno vljudno prosimo, da mu odgovorite, ker je to pomembno za vas in za prejemnika.
Začnite s posebnimi roki.
Drug razlog za odlaganje odgovorov na pismo je, da ni nujno izražena nujnost ali datum, do katerega je treba odgovoriti. Sistem »vročih rokov« se je v naši državi že dolgo uveljavil in seveda ni odložil izvedbe naloge, še vedno vemo, da ga moramo pred določenim datumom preprosto izpolniti. Enako velja za pisma. V prvih nekaj stavkih navedite rok, do katerega morate dobiti odgovor na to pismo.
Eno črko - en prejemnik
Zelo mika se, da napišete pismo in navedete več prejemnikov hkrati. Veliko ljudi to počne, kajne? Ne kupujte po enostavnosti in hitrosti. Preživite malo več in pošljite pismo vsakomur posebej. Videli boste, da boste prejeli odgovore veliko hitreje kot pri kolektivni distribuciji. Razlog? Dejstvo je, da ko oseba v naslovni vrstici vidi več prejemnikov, prenese odgovornost na nekoga s tega seznama takoj. Prejemnik upa, da bo nekdo s seznama odgovoril na zastavljeno vprašanje. Posledično ste lahko popolnoma neodgovorjeni.
Če še vedno želite poslati sporočilo skupini ljudi, poskusite jasno zastaviti vprašanje v pismu ali dodeliti nalogo vsakemu od navedenih. To pomeni, da dobite splošno sporočilo s posameznimi nalogami.
Poskusite biti izjemno pravilni v vseh situacijah (nihče ne mara nesramnim ljudem) in zastavite specifična vprašanja z jasnim časovnim okvirom za njihovo izvajanje.
