Sodobne tehnologije nam omogočajo hitrejšo in pogostejšo komunikacijo med seboj, vendar to ne pomeni, da je komunikacija boljša in učinkovitejša.
Nekateri nesporazumi nas lahko samo razdražijo, nekateri pa so lahko razlog za prepire in spore, celo prekinitev odnosa. Zato je pomembno razmisliti o petih najpogostejših komunikacijskih napakah in se naučiti, kako jih pravilno preprečiti.
Napaka številka 1. "Vedo, kaj mislim o tem"
Mnoge misli se nenehno kopičijo v naši glavi. Lahko je neskončno dolgo in dolgočasno govoriti o tem, da nas sorodniki, kolegi in prijatelji popolnoma razumejo, toda v praksi je situacija veliko bolj zanimiva: tisto, kar mislimo, da je nerazumljivo za vsakogar, razen za nas.
Zdaj si predstavljate, kateri položaj postavljate ljudem okoli sebe, ko rečete: »Veš, o čem razmišljam.« Nič takega. Ne sumijo. Kako vedo? Navsezadnje se zgodi, da včasih tudi mi sami ne razumemo v celoti svojih misli.
Recimo, da nalogo prenesete na nekoga in pričakujete, da se bo izvedla točno tako, kot ste si predstavljali. Toda čudeži se ne zgodijo, nihče ne ve, kako brati misli, in najverjetneje boste dobili rezultat, s katerim boste razočarani.
Kaj storiti? Če želite, da bi vas drugi bolje razumeli, jim povejte, kaj od njih pričakujete. Pojasnite svojo idejo, naredite mini navodila, delite ideje in želje. Poskrbite, da bodo vsi razumeli, kaj ste mislili, da bi se izognili nesporazumom in nesporazumom.
Napaka številka 2. Želja po zapletanju stvari.
Preveč govorite in nenehno zapletate stvari. Govorite o stvareh, ki jih brez težav lahko naredite in ne izgubite ničesar. Prepričani ste, da več informacij (tudi ne posebej potrebnih), bolje je. Ko nekaj poveste, včasih pozabite, s čim ste začeli in na kaj ste želeli.
Kaj storiti? Če se želite znebiti vsega, kar je odveč, in se takoj lotite, napišite, kaj želite povedati. Odstranite iz besedila vse metafore, čustvene vzklik, sklicevanja na svoje otroštvo in druge nepotrebne stvari. Zmanjšajte ga, dokler ne dobite preprostega in prepričljivega besedila, ki jasno ponazarja vaše stališče.
Napaka številka 3. Prekomerna emocionalnost v poslovni korespondenci.
Ko nekomu pošljete sporočilo, nikoli ne veste, kaj točno se dogaja v tem trenutku z osebo, na katero je naslovljena. Ne morete ga nadzorovati. Če se prejemnik sporočila nenadoma znajde v slabem razpoloženju, lahko vaše besede interpretira na povsem drugačen način, kot bi si želeli. Nikoli ne morete predvideti možne reakcije.
Kaj storiti? Da bi se izognili neprijetnosti v poslovni korespondenci, poskušajte svojim sodelavcem in strankam pošiljati najbolj nevtralna sporočila brez čustvenega bremena. Držite se svojega poslovnega tona in ostanite profesionalni v vsaki situaciji. Ne pustite, da čustva prevzamejo.
Napaka številka 4. Uporaba emoji namesto običajnih besed.
In nekaj besed o korespondenci. V naših kurirjih se je za vse priložnosti dobesedno shranilo veliko čustvenih simbolov in nalepk. Včasih so tako dobri, da želite komunicirati z njimi. Toda spet se soočamo s problemom, ki smo ga že omenili: celo Emoji lahko interpretiramo dvoumno.
Da, prijatelju lahko pošljete nasmejanega nasmejanega kot odgovor na nekaj smešnega ali če ste v dobrem razpoloženju. Toda kako se odzvati na sporočilo poslovnega partnerja, ki se je nenadoma odločil za sestanek z uporabo niza vprašljivih emoticons namesto besedila? Kaj ima ta oseba v mislih? Ni zelo jasno.
Kaj storiti? Tudi če ste dobro seznanjeni z Emoji etiketo, ne pričakujte enako od vseh tistih, s katerimi morate komunicirati. Vsi ljudje ne razumejo njihovega pomena in zelo malo jih je pripravljenih zapraviti svoj čas, ko ugibajo, kaj mislite. Pustite čustveni simbol za vaše dobre prijatelje (ampak tudi tukaj poznate ukrep) in v poslovni korespondenci se omejite na navadne besede.
Napaka številka 5. Navada, da naredimo preveč predpostavk.
Včasih ljudje ne poslušajo sogovornika, ker menijo, da že vnaprej vedo, kaj točno jim želi povedati. Ali ne poslušajte, ker so moteni, pripravljajo svoj odgovor in sanjajo, da začnejo hitro govoriti.
Enako se zgodi z dopisovanjem. Mislite, da že veste, kaj oseba pomeni v e-pošti ali sporočilu, preden jo je celo prebral do konca. Lahko se zgodi, da ste utrujeni, da vas nekaj moti ali se razjezite na nekoga in da je sporočilo, ki je prišlo, pridobilo popolnoma drugačen pomen, ki ste ga sami izumili.
Kaj storiti? Če želite biti dober sogovornik, morate spoštovati osebo, s katero komunicirate, in pozorno prisluhniti, kaj vam govorijo, ne da bi vas to motilo in brez nepremišljenih sklepov. Ko gre za dopisovanje, počasi in premišljeno preberite prejeto sporočilo, ne da bi vnaprej naredili kakršnekoli predpostavke. Osredotočite se na besedilo, ga preberite, če je potrebno, in vprašajte pojasnjevalna vprašanja, če je nekaj resnično nerazumljivo.
Teh pet napak v komunikaciji je najpogostejše v našem vsakdanjem življenju. Poskusite se jim posvetiti in, če je mogoče, se jim izogibajte, da ne boste zaslužili sloves neprijetnega spremljevalca.
