Seznam nalog (seznam opravil) je nujen element učinkovitega dela. Teoretično. V praksi seznami opravil pogosto ne vodijo k produktivnosti. Zakaj? Razlogov je več.
Včasih se umaknemo in odložimo izvajanje preprostih nalog, včasih odlašamo in odložimo za kasnejše kompleksne rešitve. Seznam nalog bi moral motivirati, vendar pogosto, nasprotno, povzroča malodušnost. Še posebej, če na koncu dneva vidite, da večina načrtovanega ni končana.
Ko se vse to prekriva, se zdi, da zbiranje seznamov traja dlje kot izvajanje nalog, ki so v njih navedene. V članku o sistemu uporabe seznamov Benjamina Franklina smo govorili o nekaterih skrivnostih izdelave učinkovitih seznamov (dovedemo stvari do konca, določimo prioritete, prilagodimo seznam primerov spreminjajočim se okoliščinam itd.). V tem gradivu vam bo Lifehacker predstavil pet novih originalnih načinov vzdrževanja seznamov.
1–3–5
Kaj je redni seznam opravkov? Res je, da gre za oštevilčen seznam nalog na dan (ali mesec / leto, če govorimo o dolgoročnem načrtovanju). Pozabi.
Poskusite zgraditi seznam nalog na podlagi 1-3 do 1-3.
Kako deluje?
Zapišite eno glavno nalogo, tri srednje glede obsega in pomena primera, in pet manjših, ki jih je zaradi pomanjkanja časa mogoče preložiti do jutri. Naredite to zvečer, da zjutraj jasno pokažete, kaj je danes na vašem dnevnem redu.
Če je vaše področje dejavnosti tako dinamično, da ne morete napovedati (ne) nastanka novih nujnih zadev, potem pustite nekaj trojic ali petih praznih. To vam bo omogočilo, da seznam opravil čim bolj prilagodljiv.
Pripravite se na dejstvo, da z oblikovanjem seznama primerov po načelu 1-3–5 ni mogoče vedno izbrisati vseh predmetov iz njega. Na primer, okoliščine se lahko spremenijo in glavna naloga v tekočem dnevu bo postala nemogoča. Lahko naredite tri naloge srednjega pomena ali pet - majhno.
Glavna prednost tega pristopa je, da ni treba prednostno razvrstiti. A priori naredite seznam, kar mislite, da je pomemben za naslednji dan.
Bullet journal
Kaj je glavni problem načrtovanja papirja? Ko ste enkrat izbrisali nalogo s seznama, jo pozabite in nikoli ne uganete, kdaj bodo morda potrebne njene podrobnosti izvajanja (telefonske številke, datumi, opombe itd.). Elektronski načrtovalci so delno rešili ta problem - večina vam omogoča povezavo do preteklih nalog, njihovo združevanje itd. Kaj pa tisti, ki raje uživajo v prijetnem šuštanju papirja na zaslonu na dotik? Spletni oblikovalec Ryder Carroll je razvil sistem, ki poenostavlja načrtovanje papirja. Njeno ime je Bullet Journal.
Kako deluje?
O sistemu hitrih posnetkov, ki jih je izumil Carroll, je Layfhaker že povedal v eni od preteklih publikacij. Spomnimo se osnovnih načel.
Najprej navedite strani dnevnika. Na prvi strani naredite kazalo - pomaga vam pri iskanju pravih informacij. Nato naredite koledar za mesec: datume in dneve v tednu, nasprotno - naloge in dogodki, ki se ne bodo spremenili natančno. Na drugi strani naredite seznam opravil za teh 30 dni. Pomembno je, da uporabite opombe (potrditvena polja, kroge itd.) Za vizualno branje informacij. Na ta način lahko ustvarite seznam opravil za dan in teden. Glavna stvar - ne pozabite vnesti številke strani v kazalo vsebine.
Anti-to-do
Seznam nalog bi moral biti motivator, vzvišen: "Imam veliko stvari za početi in kako lepo je prečkati naslednjo modo!" Dejstvo je, da mnogi, ki na koncu dneva odprejo svoj seznam opravil, postanejo obupani: »Lena sem! 6 nalog od 10! Neizpolnjene naloge vleče duša, kot kamen na dno.
Vendar pa obstaja izhod - vzporedno s seznamom opravil, ki omogoča, da trak za zaščito pred seboj ostane.
Kako deluje?
Po mnenju soustanovitelja Netscapeja Marca Andreessena je anti-to-do proces, pri katerem ne beležite tistega, kar morate storiti, temveč tisto, kar ste že storili, svoje dosežke.
Vsakič, ko čez dan naredite nekaj koristnega, ga napišite na seznamu proti storitvi na drugi strani kartice. Vsakič, ko beležite svoj dosežek, boste prejeli odmerek endorfinov, kot je miš, ki pritisne gumb v kletki in dobi kos hrane. In na koncu dneva, preden boste pripravili novo kartico za jutri, si oglejte današnjo kartico, na vašem seznamu proti opravkom in se veselite, koliko stvari ste dejansko storili tisti dan. Po tem odtrgajte in zavrzite kartico. Drug dan ni bil zapravljen.
Tako se lahko dodatno motivirate, da dokončate ta seznam nalog.
Mimogrede, aplikacija iDoneThis deluje na enak način. Prav tako vam pomaga razumeti, na čem ste porabili svoj čas in kaj ste naredili koristno za dan, teden, mesec.
Zen Productivity System
GTD je odličen način za povečanje osebne učinkovitosti. Tehnika Davida Allena pa ni primerna za vsakogar. Zato se je drug znani guru produktivnosti Leo Babauta odločil poenostaviti ta sistem in izumiti Zen to Done (ZTD).
Kako deluje?
ZTD je preprostost in osredotočenost na delovanje in delo tukaj in zdaj. Babauta je opredelil pet glavnih problemov GTD in predlagal načine za njihovo reševanje. V zvezi s seznami opravil to pomeni naslednje: \ t
1. Naredite preproste sezname predmetov. Na primer, v kartici z imenom »Delo« zapišite samo naloge, povezane z vašo poklicno dejavnostjo.
2. Nenehno posodabljajte seznam. Vedno nosite s seboj pripomoček ali prenosni računalnik, kjer si lahko zapišete ideje ali naloge, ki so se nenadoma pojavile.
3. Bodite pomembni. Na seznam opravil postavite samo zelo pomembne naloge.
Ustavi sezname
Izraz »prenehaj delati list« na prvi pogled popolnoma nasprotuje načrtovanju. Ampak samo na začetku.
Kako deluje?
V listu za prenehanje dela zapišete tudi svoje zadeve, toda ne tistih, ki jih potrebujete in jih potrebujete, ampak tiste, ki jih želite znebiti. Na primer, želite prenehati s kajenjem, prenehati sedeti na socialnih omrežjih in se ne naučiti jesti sladkarij za noč. To bodo točke vašega posta. Pravzaprav je to eden od načinov za obravnavo kronofagov.
Chris Guillebeau v svoji knjigi Umetnost neskladnosti piše:
Najboljši način, da nehate izgubljati čas na nesmisel, je, da naredite seznam. Seznam zaustavitev je seznam tistega, kar ne želite več delati. To je celo boljše od seznama nalog, saj vam omogoča, da razumete, kaj vas vleče.
Chris sam vsako leto na novoletnih počitnicah naredi stop liste. To mu omogoča, da oceni napredek, ki ga je dosegel v zadnjih 12 mesecih.
Da bi prenehali delati list, je pomembno, da se spomnite časovnega vodenja. Preverite, koliko časa ste pojedli navado, od katere se želite znebiti. Nato nastavite časovno omejitev (ne več kot 20 minut na dan v YouTubu) in jo postopoma znižajte.
Povzetek
Torej, če vam klasično načrtovanje opravil ne ustreza, poskusite eno od alternativ, predlaganih zgoraj. In bolje jih združite: naredite ne dolge sezname, ampak kratke z enim glavnim in več sekundarnimi nalogami; hranite udobne in razumljive opombe; motivirajte se s seznamom svojih dosežkov in si vzemite čas, da sestavite seznam navad, od katerih bi se morali znebiti.
Če imate lastne pristope za sestavljanje seznamov nalog, jih delite v komentarjih.
