Včasih, ko napišem pismo pomembni osebi, jo ponovno preberem večkrat. Včasih celo deset. Ničesar ne morem narediti s to navado, ampak morda ni tako slabo? Toda moja metoda ni zelo praktična, obstaja veliko bolj učinkovita možnost - zastaviti si nekaj vprašanj in teči skozi oči v iskanju odgovorov.
Ali sem pravilno napisal ime prejemnika?
Verjetno ne boste naredili napake v polju naslovnika, vaša napaka bo odpravljena s poštno storitvijo. Namesto tega je bolje pazljivo prebrati besedilo pisma. Ali ste pravilno naslovili osebo, ki jo pišete?
To je najbolj nepomembna napaka, vendar vas bo stala več kot ostali. Malo je verjetno, da bi oseba želela prebrati pismo, ko bi videla, da ga je poklical z drugim imenom, pošiljatelj pa ga ni niti pregledoval.
Ali je pozdrav in ločevanje primerno?
Neustrezno je, da se na katerega koli Pavla Sergejeviča obrnemo z besedama »hi« ali »salute«. Idealna možnost je, da namestite standardni podpis, to lahko storijo vse poštne storitve. Nevtralne in dobro prilagojene možnosti: »s spoštovanjem«, »imajo lep dan« ali vaše kontaktne podatke.
Včasih je treba podpis urediti. Na primer, pošiljanje pisma prijatelju s podpisom "s spoštovanjem" ni zelo kul. Toda kot standardni podpis je bolje imeti klasično in nevtralno različico.
Zamisel o pisanju sem lahko prilagodila v 250–300 besedah?
250–300 besed je optimalna dolžina e-pošte. Ko ste napisali manj kot 300 besed, ste lahko prepričani, da bo vaše pismo prebrano, ne pomikano, kot list neuporabnega besedila. Upam, da ne boste storili enako s tem členom.
Je v pismu kakšna neuporabna informacija?
Gotovo. Zato sem večkrat prebral pomembna pisma. Nekateri stavki se lahko vedno skrajšajo, zamenjajo pet besed z eno besedo ali celo izločijo nepotreben stavek. Poskusite pismo ohraniti v skladu s temo in jo razkriti.
Ne delajte nepotrebnih referenc in pojasnil, ne pišite veliko samo, da bi prejemnik razumel, kako resno ste pristopili k pisanju pisma. Bolje, da resno vzameš njegov čas. To bo cenil.
Ali lahko osebi povem, kaj sem napisal osebno?
Ena od slabosti spletne komunikacije, ki je vsem znana, je pomanjkanje morale in etike. Ne bojimo se povedati osebi vsega, kar mislimo o njem, dokler ga ne vidimo pred nami.
Ko ste napisali pismo, razmislite, ali je v njem nekaj, česar osebno ne bi mogli povedati? To so lahko gossip, žalitve, sarkazem ali cinične šale. Nihče ne mara cinikov, ne pozabite tega.
»Zakaj potrebujem vse to? Želim samo poslati pismo, "boste rekli, in imeli boste prav. V večini primerov ti nasveti niso potrebni. Koristni so le, če pomembni osebi napišete pomembno pismo. Potem se boste spomnili, da ne bo bolelo, če ponovno preverite pismo. In potem spet. In še več.
In še enkrat.
