Pisanje pisma ni velika stvar, ampak kako to storiti, da bi dobili odgovor od zaposlene osebe, ki vas ne pozna?
Mattan Griffel, vodja projekta usposabljanja One Month Rails in partner projekta Growhack, vsak dan prejme okoli sto elektronskih sporočil in vsak od njih ne sme ostati brez odgovora. Predvsem za to Mattan vsak dan razporeja približno uro časa v svojem urniku, pri čemer ugotovi, kateri od njih potrebujejo nujni odgovor in kateri ne. Konec koncev, včasih preprosto ni časa, da bi razumeli ogromna platna besedila ali poskušali odgovoriti na nespecifično vprašanje, pri tem pa avtorju predstavili, kaj je hotel povedati ali vprašati.
Po nekaj časa je Mattan ugotovil nekaj glavnih dejavnikov, ki naj bi pomagali napisati takšno e-pošto, na katero boste vedno dobili odgovor tudi od zaposlene osebe.
Napišite kratka pisma
Če je vaša e-pošta dolga 2-3 stavka, jo je veliko lažje prebrati zdaj, namesto da jo odložite. Če pišete pismo v več odstavkih, bodite pripravljeni na dejstvo, da morate čakati na odgovor dovolj dolgo.
Besedilo naj bo berljivo
Oseba, ki je razdeljena na kratke odstavke, je veliko lažje zaznati v več stavkov z jasnimi seznami in ločenimi bloki kot trdno platno besedila. Mattan podaja več primerov pisem, ki jih prejme.
Slab primer:
To pismo je težko prebrati. Ne morete razumeti bistva preprosto tako, da ga preletite s svojimi očmi, zato morate porabiti več časa in energije za branje celotnega besedila.
In lahko pišete takole:
Druga različica pisma je veliko lažje za branje in takoj postane jasno, kaj od vas želimo. Da bi dosegli enak učinek, razdelite odstavke na kratke stavke, poudarite poziv k dejanju in uporabite izbor besedila v krepkem ali ležečem tisku, pri tem pa pozornosti bralca na pomembne dele besedila.
Jasno razložite, kaj želite.
Verjetno ni nič slabšega, kot če vam pošljejo pismo z veliko informacijami, vendar ne povedo, kaj točno želijo. Osebno se na takšna pisma pogosto odzivam z enim stavkom: »Kaj hočeš, da naredim?«.
Želite, da vas predstavim nekomu? Ali pa preberete objavo v spletnem dnevniku in pošljete povratne informacije? Ali želite, da povem, če se lahko udeležim vašega dogodka? Bodite natančni in mi takoj povejte.
Slab primer:
Pravkar sem gledal tečaj računalniškega programiranja. Imam 14 let in to je tisto, kar bi rad delal v življenju. Mi lahko pomagaš pri tem? Resnično želim dobiti vaš odgovor.
V tem pismu mi pomagajte s pozivom k dejanju, vendar ne vem, kaj to pomeni in kakšen odgovor bi moral dati. Bolj specifična možnost:
Dober dan, Mattan!
Imam 14 let in se želim naučiti programiranja. Kateri vir bi mi priporočil, najprej za to?
Če želite poslati dolgo pismo z veliko informacijami, napišite poziv k dejanju na samem začetku. Na primer: »Pišem vam to pismo, da vidim, ali se lahko udeležite našega dogodka, ki je opisan spodaj. Samo odgovorite "Da" ali "Ne".
Ta tehnika tudi pomaga prejemniku ugotoviti, ali mora poslati to e-pošto svojemu kolegu, ki mu pogosto nalaga takšne naloge.
Bodite previdni pri vaši zahtevi.
Danes je zelo preprosto poslati pismo, ki ga porabi 30 sekund, kar bo prisililo prejemnika, da nameni eno uro svojega časa za odgovor ali celo več.
V pismu vam ni treba vprašati, da sem šel na spletno mesto vašega zagona in vam dal povratne informacije. Ta zahteva vključuje temeljit pregled in analizo izdelka, kar zahteva veliko časa. Če dobim pismo, ki mu lahko odgovorim v 2 minutah, bom to takoj storil. Za kaj želite odgovoriti? Kaj pa vaš poslovni model? Ali barve gumbov na spletnem mestu? Morda besedilo? Bodite specifični in upravičeni v svojih prošnjah.
Ne smete se upati, da bo anketiranec opravil vaše delo za vas in ugotovil, kaj od njega resnično želite. Ne bi smeli postavljati vprašanja, kot je »Kaj mislite, da moramo storiti, da bi dobili več uporabnikov?«. In ne sprašujte, da potrebujete veliko delovne sile in sredstev osebe, ki jo prijavljate. Na primer:
Ali bi se strinjali z večerjo z mano in drugim soustanoviteljem? Radi bi vam povedali, kaj počnemo in vemo vaše mnenje o našem projektu.
Takšne zahteve pogosto pomenijo, da oseba, ki je napisala pismo, ne ve res, kaj hoče od tožene stranke. Ni presenetljivo, da so takšna sporočila zavrnjena.
Glede na obseg dela in prednost, se Mattan strinja z naslednjim:
- Za kratek odgovor - "Hvala" ali "To mi veliko pomeni."
- Odgovorite na določeno vprašanje - če je to mogoče storiti v manj kot dveh minutah.
- Če želite imeti hitri skype-klic ali govoriti po telefonu - približno 15 minut.
- Spoznajte se na kavi - približno 45 minut.
Seveda, če vidi, da se lahko osebni sestanek nadomesti s telefonskim pogovorom, bo vztrajal pri slednjem, da bi prihranil čas.
Dokaži, zakaj moram preživeti nekaj časa, da ti pomagam
Oseba, ki vsak dan prejme na stotine zahtev in zahtev, se fizično ne more odzvati na vse. Zato je treba izbrati na podlagi informacij, ki jih prejme. Zato se morate pri predstavitvi v pismu navesti svoje pretekle uspešne delovne izkušnje, o projektih, ki jih anketiranec pozna. Če še nimate bogate izkušnje, zagotovite povezavo do svojega spletnega mesta, da dokažete, da delate nekaj resnično smiselnega. Vaša naloga je motivirati osebo in ga motivirati, da preživi svoj čas na vas.
V teh namigih ni nič novega, toda z njihovo pomočjo lahko napišete jedrnato, berljivo in specifično e-pošto in s tem povečate možnosti za odgovor.
