Julia Perminova Trener centra za usposabljanje Softline od leta 2008.
1. Zbirne tabele
Osnovno orodje za delo z ogromno količino nestrukturiranih podatkov, iz katerih lahko hitro sklepate in se ne ukvarjate s filtriranjem in sortiranjem ročno. Osne tabele lahko ustvarite z več dejanji in hitro prilagodite glede na to, kako natančno želite prikazati rezultate.
Koristen dodatek. Ustvarite lahko tudi vrtilne grafikone, ki temeljijo na vrtilnih tabelah, ki se samodejno posodobijo, ko se spremenijo. To je uporabno, če morate na primer redno ustvarjati poročila o istih parametrih.
Kako delati
Osnovni podatki so lahko karkoli: prodaja, pošiljke, dostave itd.
- Odprite datoteko s tabelo, katere podatke želite analizirati.
- Označite obseg podatkov za analizo.
- Pojdite na “Vstavi” → “Tabela” → “Pivot tabela” (za MacOS, na zavihku “Podatki” v skupini “Analiza”).
- Prikaže se pogovorno okno Ustvari vrtilno tabelo.
- Prilagodite prikaz podatkov, ki jih imate v tabeli.
Pred nami je tabela z nestrukturiranimi podatki. Lahko jih organiziramo in prilagodimo prikaz podatkov, ki jih imamo v tabeli. "Vsota naročil" se pošlje "Vrednostim" in "Prodajalcem", "Prodajnemu datumu" - na "Strune". Po podatkih različnih prodajalcev za različna leta so bili zneski takoj upoštevani. Če je potrebno, lahko razporedite vsako leto, četrtletje ali mesec - podrobnejše informacije bomo dobili za določeno obdobje.
Nabor možnosti bo odvisen od števila stolpcev. Na primer, imamo pet stolpcev. Samo morajo pravilno postaviti in izbrati, kar želimo pokazati. Recimo znesek.
Lahko ga podrobno opišete, na primer po državah. Prenosamo "države".
Rezultate si lahko ogledate prodajalci. Spremenite »Država« v »Prodajalci«. Za prodajalce bodo rezultati naslednji.
2. 3D zemljevidi
Na ta način vizualizacije podatkov z georeferenciranjem lahko analizirate podatke, najdete vzorce, ki imajo regionalno poreklo.
Koristen dodatek. Koordinate ni treba registrirati kjerkoli - samo morate v tabeli navesti geografsko ime.
Kako delati
- Odprite datoteko s tabelo, katere podatke želite vizualizirati. Na primer, z informacijami o različnih mestih in državah.
- Pripravite podatke za prikaz na zemljevidu: "Domov" → "Oblikuj kot tabelo".
- Označite obseg podatkov za analizo.
- Zavihek »Vstavi« ima gumb 3D zemljevida.
Točke na zemljevidu so naša mesta. Toda preprosto mesta nam niso zelo zanimiva - zanimivo je videti informacije, povezane s temi mesti. Na primer, zneski, ki jih je mogoče prikazati skozi višino stolpca. Ko kazalec premaknete nad vrstico, se prikaže znesek.
Tudi precej informativen je pie chart v preteklih letih. Velikost kroga je podana z vsoto.
3. Projekcijski list
Pogosto v poslovnih procesih obstajajo sezonski vzorci, ki jih je treba upoštevati pri načrtovanju. List z napovedmi je najbolj natančno orodje za napovedovanje v Excelu kot vse funkcije, ki so bile prej na voljo. Uporablja se lahko za načrtovanje komercialnih, finančnih, tržnih in drugih storitev.
Koristen dodatek. Za izračun napovedi bodo potrebni podatki za prejšnja obdobja. Točnost napovedi je odvisna od količine podatkov po obdobjih - boljše kot manj kot eno leto. Med podatkovnimi točkami potrebujete enake intervale (na primer mesec ali enako število dni).
Kako delati
- Odprite tabelo s podatki za obdobje in ustreznimi kazalniki, na primer iz enega leta.
- Izberite dve vrstici podatkov.
- V zavihku »Podatki« v skupini kliknite gumb »Napovedni list«.
- V oknu Ustvari napovedni pregled izberite graf ali histogram, da boste vizualizirali napoved.
- Izberite končni datum napovedi.
V spodnjem primeru imamo podatke za leto 2011, 2012 in 2013. Pomembno je, da se ne navedejo številke, temveč natančno časovna obdobja (to je 5. marec 2013, marca 2013).
Za napoved za leto 2014 boste potrebovali dve vrsti podatkov: datume in ustrezne vrednosti kazalnikov. Izberite obe vrsti podatkov.
V zavihku »Podatki« v skupini »Napoved« kliknite na »Seznam napovedi«. V oknu »Ustvari napovedni list«, ki se pojavi, izberite obliko predstavitve napovedi - graf ali histogram. V polju "Dokončanje napovedi" izberite končni datum in kliknite gumb "Ustvari". Oranžna črta je napoved.
4. Hitra analiza
Ta funkcionalnost je morda prvi korak k temu, kar lahko imenujemo poslovna analiza. Lepo je, da je ta funkcionalnost izvedena na najbolj uporabniku prijazen način: želeni rezultat se doseže le z nekaj kliki. Ničesar ni treba preučiti, nobene formule za pisanje. Dovolj je, da izberete želeno območje in izberete želeni rezultat.
Koristen dodatek. Takoj lahko ustvarite različne vrste grafikonov ali isker (mikrografe v celici).
Kako delati
- Odprite tabelo s podatki za analizo.
- Izberite želeno območje analize.
- Ko izberete obseg na dnu, se vedno prikaže gumb Hitra analiza. Takoj predlaga, da se s podatki vnese več možnih ukrepov. Na primer poiščite rezultate. Ugotovimo lahko zneske, ki so navedeni spodaj.
Hitra analiza ima tudi več možnosti oblikovanja. V celicah histograma lahko vidite, katere vrednosti so večje in katere so manjše.
V celice lahko postavite tudi večbarvne ikone: zelene - najvišje vrednosti, rdeče - najmanjše.
Upamo, da bodo te tehnike pomagale pospešiti delo z analizo podatkov v Microsoft Excelu in hitro osvojiti vrhove tega kompleksnega, a tako uporabnega v smislu dela s številkami.
Glejte tudi:
- 10 hitrih trikov z Excelom →
- 20 Excelovih skrivnosti za poenostavitev vašega dela →
- 10 Excelovih predlog, ki bodo uporabne v vsakdanjem življenju →
