Če je za ta dan predvidenih več sestankov, lahko eno dolgotrajno srečanje ovira vse načrte. Podjetnik Patrick Ewers ponuja tri strategije, da se temu izogne.
1. Pred sestankom: skrajšajte sestanek
Najpogosteje srečanja trajajo pol ure ali uro. Takšna časovna obdobja so najprimernejša za koledar. Toda zaradi tega se izkaže, da se eno srečanje začne takoj za drugim. Zato je veliko neprijetnosti.
Zamenjajte polurne sestanke s 25 minutami in urnimi sestanki s 50 minutami. Precej imate čas, da naredite vse isto kot prej. Toda med dvema srečanji, ena za drugo, bo malo časa za pripravo, počitek ali reševanje izrednih vprašanj.
Da ne bi užalili nobenega udeleženca, opozorite na spremembe vnaprej. Ko se dogovorite za sestanek, preprosto navedite, da vaša srečanja trajajo 25 ali 50 minut.
2. Med sestankom: prisotne spomnite na namen srečanja in jih skupaj povzemite
Prvi zapisnik sestanka je izjemno pomemben. Uporabite jih, da boste vsakomur opomnili, za kaj ste se zbrali in kako dolgo bo trajalo srečanje. Omenite, da imate približno 50 minut, da razpravljate o vseh vprašanjih, zadnjih pet pa bo šlo na razpravo. Potem nihče ne bo presenečen, da ste po 45 minutah začeli izklapljati sestanek. Najverjetneje bodo drugi udeleženci celo hvaležni, ker ne prihranite le svojega časa, ampak tudi njih.
Vstavite opomnik ali budilko, ki bo zazvonila po 45 minutah, in položite telefon na mizo, tako da se bodo vsi spomnili časa in ne bodo moteni. Ko se oglasi signal, končajte sestanek, ne glede na vaše bivanje.
Če nimate časa za reševanje vseh vprašanj, v preostalih petih minutah določite nov sestanek za drug dan. Tudi:
- ponovite, katere so se zavezale;
- na kratko navedite glavne ugotovitve;
- dogovoriti se o naslednjih korakih;
- Delite nekaj pozitivnega, na primer, povejte mi, kaj vam je bilo všeč na tem srečanju.
3. Po sestanku: na kratko pregledajte sestanek in se pripravite na naslednje
Po 50-minutnem sestanku imate še 10 brezplačnih minut. Prvih pet porabi za analizo glavnih točk prejšnjega srečanja, da ne pozabi ničesar. Prav tako napišite osnutek pisma vsem udeležencem, da vas opomni na sprejete odločitve in zaveze. To bo povečalo korist od porabljenega časa, poleg tega pa bo dalo nekaj še bolj dragocenega - občutek dovršenosti.
Druge pet minut pripravite na prihajajoči sestanek. Če že poznate udeležence, se spomnite:
- katera vprašanja je treba obravnavati;
- katere prejšnje naloge je bilo treba izvesti;
- kaj veste o udeležencih: njihovi poklicni in osebni interesi.
Če niste seznanjeni z osebo, s katero se boste srečali, poiščite informacije o njem: navedite ime in položaj, vpišite profile v družabnih omrežjih. In pomislite na frazo, s katero začnete pogovor.
Preberite tudi ????
- 6 načinov, kako hitro zaključiti sestanek in dobiti rezultat
- Kako narediti srečanja bolj produktivna
- 3 pravila superproduktivnih sestankov Steveja Jobsa
