Pogosto se seznam opravil spremeni v seznam razlogov, ki jih lahko krivite sami, ali na seznam opravil, ki ga ne bom nikoli dosegel. Register tistega, kar želimo narediti, vendar ne. In vsak dan raste, raste in raste …
Peter Bregman, bloger in strokovnjak za osebno učinkovitost, je našel najboljši način za spopadanje z ruševinami in ne spremeni seznama opravkov v neskončen niz neizvedljivih točk.
Začnite s standardnim dnevnikom: izberite tisto, kar lahko vstavite za določen čas, pustite težke naloge za jutro, zahteve in potrebe ljudi - za poznejši čas.
Oglejte si seznam - če je impresivna količina in jo lahko nadvlada preseže v enem dnevu, je prišel čas za "tridnevno pravilo" Petra Bregmana (ne smemo zamenjevati s pravilom o treh nohtih!). Če se pravilno uporablja, to pravilo zagotavlja, da se noben primer ne zadrži na seznamu opravkov za več kot tri dni in zato ne bo oviral.
Torej, to priporoča Peter po načrtovanju dneva:
Oglejte si, kaj se ne ujema z načrtom za ta dan. Če se naloge dodajo v zadnjih dveh dneh - preverite, ali jih lahko uvrstite v urnik za jutri. Naloge "visijo" več kot tri dni? Čas je za ukrepanje. Poleg tega so na voljo le štiri možnosti za odločilne korake: enostavno je izbrati tisto, ki jo potrebujete:
1. Naredi to takoj
Pogosto se naloge, ki so na seznamu že več dni, lahko zaključijo v nekaj minutah. Na primer odgovori na pisma ali telefonske klice.
2. Načrtujte
Če naloge ni mogoče takoj dokončati, najdite čas za to. Tudi če bi čez pol leta. Nato lahko nalogo vedno prenesete, ko brskate po strani za to številko. Toda če je pomembno poslovati, ga morate načrtovati. Če ne želite ničesar načrtovati (na primer zanimivega, a ne prednostnega srečanja), je takšna stvar vredna "odpustiti".
3. Spustite
Ta beseda je lepša kot »izbriši«. Potrdite, da ne boste storili tega, kar trenutno ne želite, ali načrtovati za določen datum in čas. Če prečkate nekaj nalog, se roka ne dvigne - prenesejo se na seznam »Someday / Maybe«.
4. Postavite se na seznam »Someday / Maybe«
To idejo je izrazil David Allen, avtor najbolje prodajane knjige "Kako urediti poslovanje". Naloge s tega seznama se redko izvajajo in pregledujejo največ enkrat na mesec. Teoretično se takšnega seznama sploh ne da obdržati, ampak, kot pravi Bregman, "malo bolje spim, če vem, da lahko k temu prispevam, ko se počutim krivega ali nimam dovolj odločnosti, da bi jih takoj pozabil." In kdo ve? Mogoče boste nekega dne naredili nekaj s tega seznama.
Peter tudi vodi čakalno listo. Deluje takole: če ste nekomu poslali pismo ali samo počakali na odgovor na določeno temo - ga navedite na seznamu. Torej ne boste pozabili na to, kar čakate, zaradi tega se ne boste borili, in če je potrebno, lahko ponovite zahtevo. Ta seznam je lažje obdržati v elektronski obliki in nastaviti opomnike za želene dni.
Nikoli ne pustite elementov na seznamu opravkov več kot tri dni. Drugače vam bodo preprečili, da bi počeli glavno stvar.
