Z današnjim tokom informacij in nalog brez seznama opravil za vsak dan se bomo preprosto izgubili v kaosu in tvegali, da ne bomo niti izpolnili polovice naših načrtov.
Dolgi seznami nalog ne pomagajo vsem in ne vedno. Lahko se izgubimo med vsemi temi točkami in na koncu še vedno ne razumemo, kaj vam je uspelo narediti?
Da bi motivirali sebe, je vaša ljubljena oseba zelo koristna za vedeti, da smo danes dobro opravili in opravili toliko pomembnih stvari! In potem bomo začeli izvajati naslednji seznam s še večjim navdušenjem. Če je seznam neskončen in če želite ostati na svojem mestu, morate teči, tvegate, da boste izgubili vso motivacijo in začeli svoje najljubše delo - odlašanje.
Za tiste, ki ne marajo dolgih seznamov, obstaja pravilo za izdelavo seznama nalog "3 + 2".
Pravilo »3 + 2«
Recimo, da je vaš seznam nalog za danes sestavljen iz točk A, B, C, D in D. Ampak nekaj lahko gre narobe (in to se dogaja najpogosteje) in na koncu ne boste imeli časa za dokončanje zadnjih nekaj predmetov. Če vemo vnaprej, da naš dan ne poteka vedno po načrtu, je bolje, da se ne zamudimo in samo naredimo seznam prvih treh točk, preostala dva pa dodatna. Če se spopadate z glavnim seznamom in imate čas, da dokončate dodatne predmete, se boste počutili kot junak. Dan ni bil zaman in ste lahko naredili več, kot ste načrtovali!
Če je vaš seznam elementov veliko večji, prve tri spadajo v glavni del, ostalo pa v razdelek »+ 2«.
Kako deluje?
Naredite si kartice in na njih napišite tri glavne naloge, ki jih nameravate opraviti danes, in dve dodatni majhni stvari. Za izvajanje glavnih nalog bi bilo treba dodeliti približno 2-3 ure, za izvedbo manjših dodatnih nalog pa 20 minut.
Posledično vam uspe narediti več, kot če bi imeli standardni seznam. Z določenim časovnim okvirom ne oklevajte in imate čas za več. V tem primeru ste bolj osredotočeni na naloge.
Preklapljanje med primeri prav tako ne traja veliko časa, saj imate samo tri glavne naloge. Poleg tega vam ta tehnika omogoča, da se izognete izgorelosti in vzpostavi nekakšno ravnovesje: osebno življenje vs delo.
Rešitev problema prehoda z ene naloge na drugo
Hitro preklapljanje iz ene naloge na drugo je pogosto problematično za mnoge ljudi. Še posebej, če so naloge popolnoma različne teme. Če imate danes samo tri pomembne stvari in dve dodatni, potem vam ni treba skrbeti za prihodnje projekte (pod pogojem, da lahko svoje možgane nastavljate le, če želite izpolniti načrtovane).
Dan bo še bolj produktiven, če se na primer dve nalogi od treh temeljnih nalog nanašata na en projekt in jih bodo spremljali pomožni. Potem bo stikalo trajalo najmanj časa in ne boste izgubili osredotočenosti na naloge.
Poskusite uporabiti to metodo in morda boste našli pravo ravnotežje med vašim delom in osebnim časom. Tudi če je danes na vašem seznamu več kot deset pomembnih primerov, razumete, da ne morete storiti vse kvalitativno in pravočasno, kajne?
