Upravljanje tekočih dogodkov v organizaciji ali operativno vodenje je nujen del dela na projektu. To vključuje na primer vsakodnevno interakcijo s podrejenimi ali takojšen odziv na vse dohodne naloge. Toda to prinaša resnične koristi le, če je delo zgrajeno na podlagi dobro premišljene in odobrene strategije, v katero naj se ukvarja lastnik podjetja. V nasprotnem primeru je to neskončen, kaotičen proces, ki absorbira vsa sredstva.
V vsakem učbeniku o upravljavskih aktivnostih je napisano, kako pravilno graditi: načrtovati, izvajati in nato prenesti sistem operativnega vodenja podjetja na najvišje vodstvo. Toda v praksi je vse veliko bolj zapleteno. Pred uvedbo novega sistema upravljanja je pomembno ustvariti potrebne pogoje.
Pripravite osebje
Da bi se izognili "rutini", je treba naloge prenesti. In to na tak način, da ne bi bil nenehno raztresen zaradi nadzora.
Da bi se podjetje razcvetelo, lastnik pa bi se lahko lotil strateških nalog, bi morali biti v pobudi voditelji pobud in vestni izvajalci.
Obstaja veliko sistemov za tipologijo zaposlenih, vendar so vsi nekako prišli do tega, da bi v podjetju delovali motivirani in zainteresirani. Zato je na tej stopnji zelo pomembno opraviti kvalitativno oceno osebja. Najboljši način za reševanje tega problema bodo načini, na katere je glavno merilo učinkovitost, in ne kompetenca. Na primer, lahko uporabite metodo "360 stopinj" - to je ocena zaposlenega s strani njegovih kolegov, podrejenih, vodstva, kupcev in sebe.
Kaj storiti s tistimi, ki so se izkazali za neučinkovitega zaposlenega? Za začetek jih bomo poskušali popraviti, torej jih motivirati. Tukaj morate identificirati tiste, ki jih navdihujejo dosežki: delali bodo bolj zabavno, če jim bo obljubljena nagrada. Toda od tistih, ki so motivirani s kaznovanjem, in tistih, ki se sploh ne odzivajo na stimulacijo (to je še slabše), se morate znebiti. Pomembno je, da ta proces postane fazen in ni očiten za ekipo. V nasprotnem primeru imate vse možnosti za uničenje podjetja.
Za vse ostalo morate jasno predstaviti idejo o tem, kaj od njih pričakujete, ali bolje rečeno, za kaj plačujete. Delavec mora razumeti, da njegovo ravnanje podjetju prinaša takšen dobiček, zato prejme tako plačo in bonus. Z drugimi besedami, izvajati pregleden sistem materialne motivacije, ki temelji na kazalnikih uspešnosti - KPI (Key Performance Indicator).
Obravnava financ
Torej je ekipa uredila. Obračamo se na najbolj pekočo temo za vse poslovneže - finance podjetja.
Včasih, predvsem v času hitre rasti, lastnik in vodstvo pozabita na najpomembnejšo stvar - na ekonomijo projekta. Da bi razumeli, kako denar prihaja in gre, morate izvesti številne postopke.
- Izračunajte ekonomijo enote projekta - dobičkonosnost ali nedonosnost ene enote blaga ali storitev na stranko. To bo omogočilo razumevanje, katere izdelke je treba okrepiti in katere izdelke je treba popolnoma opustiti, tako da bo poslovanje v celoti ostalo dobičkonosno.
- Prepoznavanje in spodbujanje najbolj obrobnega izdelka. Pri tem ravnajte po načelu: okrepite močne, da razvijete šibke. Če ni dobička, preprosto ne boste imeli sredstev za nove smeri.
- Preverite skladnost plač (FOT) glede primernosti. Presenečeni boste, toda s pravilnim izračunom ekonomičnosti projekta se lahko izkaže, da vam bosta zadostovala »dva in pol kopača«. Včasih je namesto treh zaposlenih bolje porazdeliti (za doplačilo) dodaten del nalog med dvema zaposlenima - to bo bistveno prihranilo stroške plač.
Vse to je treba storiti za pripravo okolja za prenos obnovljenih procesov na najvišje vodstvo podjetja.
Standardizirati procese
Obračamo se na taktična dejanja. Ste se kdaj vprašali, zakaj zaposleni v restavracijah s hitro hrano delajo tako hitro? Ker imajo jasno opredeljene procese: vedo, v kakšnem zaporedju dajo burgerje, kako se premikati po kuhinji, da ne bi poškodovali kolega, koliko gramov omake dodamo določeni jedi. Enako je treba storiti z vsakim postopkom v vašem podjetju.
Začnete lahko z istim osebjem: sestavljajte opise delovnih mest. Samo ne prenesite iz interneta in napišite točno to, kar bi moral narediti določen zaposleni v vašem podjetju. Tudi izračun sistema KPI - smo že govorili zgoraj o potrebi po uporabi te tehnike. Bolje je, če je odobren za vse zaposlene.
Pri prodaji se prepričajte, da ste uvedli CRM (Customer Relationship Management) sistem, da ne bi zamudili niti ene stranke in da ne bi delali okoli standardov in kontrolnih seznamov.
Vse procese je treba urediti: od najpreprostejših nalog do zapletenih upravljavskih odločitev. Seveda se včasih pravila lahko prekinejo, vendar zaradi jasnega sistema koordinat ne morete skrbeti, kaj se dogaja na tej ali tisti ravni podjetja.
Uvedite avtomatizacijo
Med postopkom standardizacije boste identificirali tista področja, ki jih je mogoče in bi jih bilo treba avtomatizirati, tj. Odpraviti potrebo po ponovitvi iste vrste ukrepov. Na primer, ko je prejeta dohodna zahteva, upravitelj vnese podatke o strankah v sistem CRM, nato kopira podatke za strokovnjaka za storitve za stranke v Excel in za trženje posreduje informacije Googlovim tabelam. Vse te manipulacije se je mogoče izogniti in s tem bistveno povečati učinkovitost osebja in celotnega proizvodnega procesa.
Presenečeni boste, koliko časa in truda lahko prihranite, če ne uporabite dela managerja za standardne izračune in enkrat za vlaganje v pametno operativno rešitev. Takšni sistemi zdaj obstajajo za CRM v prodaji, za računovodske naloge in celo za zaposlovanje.
Avtomatizirajte vse, kar lahko. Tako se boste izognili neskončnim napakam zaradi človeškega faktorja, optimizirali procese in po možnosti prihranili na plačnem skladu.
Vzpostaviti operativno upravljanje
Torej ste obdani z motiviranimi zaposlenimi, ki vedo, kaj morajo storiti, da dobijo dober rezultat. Imate jasen finančni model, in si lahko predstavljate, kam iti, da bi nenehno povečevali dobiček. Procesi znotraj podjetja so standardizirani in avtomatizirani.
Zdaj morate prenesti operativni nadzor. Pomembno: procesov ne povezujte z eno osebo, da se ne bi postavili v položaj, kjer bi bilo vaše podjetje popolnoma odvisno od najetega vodje. Odstranjevanje operativnega upravljanja od sebe, ne ustvarjajte drugega pola, temveč poskušajte naloge razdeliti na več različnih smeri: na primer, da vsa finančna vprašanja zaupate finančnemu oddelku in delate s strankami v službi.
Zdaj z mirnim umom lahko sodelujete pri strateškem upravljanju. Toda vsaj enkrat na četrtletje preverite, ali taktični del projektnega vodenja sovpada s strategijo, ki jo izvajate. Konec koncev je razumen nadzor ključ do stabilnega in dolgega delovanja podjetja.
Preberite tudi ????
- 18 filmov, ki vas naučijo, kako poslovati
- 6 ključnih vodstvenih sposobnosti
- Kaj je napaka pri načrtovanju in kako pravilno oceniti čas
