Zakaj naj podjetniki vodijo finančne evidence

Alexander Afanasyev

Specialist za poslovne finance v Neskuchny Finance Finance Consulting Bureau.

Mnogi podjetniki ne vodijo računovodskih evidenc. Imajo največjo ploščo, kjer vozijo prihodki in izdatki. Nekateri celo zapišejo vse v zvezek. Toda iz tega ni veliko smisla - ni dovolj informacij, posel sčasoma postane nedonosen.

Zakaj v malih podjetjih ni treba voditi evidenc

Tako se zgodi, da v malem podjetju ni kulture finančnega računovodstva. Najprej se podjetniki naučijo trženja in prodaje. Toda brez poznavanja osnov finančnega računovodstva je nerealno, da podjetje postane srednje ali celo veliko.

Po statističnih podatkih Poslovanje živi tri leta. Mala podjetja redko živijo dlje kot tri leta. Obstaja občutek, da je zadeva samo v nepoznavanju osnove za upravljanje in finance. Finance niso samo zbiranje številk v tablice, temveč informacije, ki vam pomagajo pri odločanju, načrtovanju dejanj in doseganju ciljev. Poslovanje postane razumljivo in obvladljivo in ne le nekje nekje.

Zakaj je pomembno voditi evidence

Zamislite semena, ki imajo vodovodno trgovino. Čeprav je toplo, se ljudje aktivno ukvarjajo s popravili, menjavanjem stranišč, kopeli, pipami. Semena imajo veliko naročil, denar pade na blagajno in se kopiči na račun podjetja.

Simon je želel nov iPhone in MacBook. Iz računa za poravnavo v trgovini je vzel 200 tisoč evrov in ga kupil.

Podjetnik je osebju dal plačo in plačal najemnino. Potem pa se je poklical dobavitelj in opozoril, da je jutri dan plačila za dostavljeno blago. Semyon je vklopil računalnik, odšel v spletno banko in ni dovolj 300 tisoč. Moral sem si sposoditi.

Simon ni zapisal, da mora dobavitelju plačati 30 dni po pošiljki. Potem še vedno ni razumel, da bomo, če vzamemo odpis od dobavitelja, želeli zadržati njegov denar doma in ga v nobenem primeru ne bomo porabili.

In to je le ena od možnih situacij. Nekateri podjetniki delajo v plusu, vendar ne vidijo denarja, ker so zakopani v zalogah. Druge dajejo predolge odloge in živijo na kruhu z vodo, dokler stranka končno ne plača.

Kaj je finančno računovodstvo

Finančno računovodstvo je sistem poročanja, ki vam omogoča, da ohranite poslovne finance pod nadzorom. Sestavljen je iz treh poročil - o gibanju denarja, o dobičku, izgubi in ravnotežju. Skupaj s temi poročili odgovarjamo na pomembna vprašanja: ali podjetje raste, zakaj se pojavijo denarne vrzeli, ali poslovodstvo deluje učinkovito, kako povečate dobiček, zakaj imate dobiček, vendar nimate denarja. Brez teh informacij je vodja podjetja težko upravljati.

Poročilo o denarnih tokovih (DDS)

Kaj se upošteva

Koliko denarja prihaja iz računov.

Zakaj potrebujete

Glede na poročilo, upravitelj vidi, ali ima podjetje dovolj denarja za izpolnitev svojih obveznosti: plačati najemnino in plače, kupiti blago. Brez DDS ne bo nadzoroval sredstev na računih in bo sčasoma padel v denarno vrzel - položaj, v katerem podjetje nima denarja za delo in plačevanje računov.

Skupaj s poročilom o gibanju denarja morate voditi koledar plačil. Treba ga je načrtovati v prihodnjih prejemkih in odpisih denarja. Tako lahko predvidite premore za denar in ukrepate vnaprej.

Izkaz poslovnega izida (OPIU)

Kaj se upošteva

Prihodki in odhodki podjetja na zaključenih aktih ali računih.

Zakaj potrebujete

V skladu s poročilom upravljavec upošteva čisti dobiček podjetja.

Dobiček ni denar pri roki. Podjetja, ki ustvarjajo izgubo, lahko imajo polno blagajno, medtem ko lahko dobičkonosno podjetje ima prazno. Razmislite o tem z dvema primeroma.

Polna vozovnica, nedonosno podjetje. Cyril pred novim letom se je odločil, da bo zaslužil dodaten denar za igrače za božično drevo. Naročila so se izkazala za veliko. Kirill je kupil surovine za proizvodnjo, plačal premije, začel ciljno oglaševanje. Prišlo je novo leto, naročila so končana. Cyril je plačal davke, najemnino in plače vseh zaposlenih ni dovolj. Izkazalo se je, da je bilo poslovanje nedonosno. Cyril je moral dvigniti cene igrač. Vendar sploh ni sumil, da je bilo na blagajni veliko denarja.
Prazna blagajna, dobičkonosna dejavnost. Nastya izdeluje kozmetiko. Vsi jo občudujejo, pišejo kritike, ima veliko naročil. Toda ni denarja - potreben je od sorodnikov do proizvodnje. In posel je bil donosen. Samo dobiček je bil v obliki zalog v skladišču, kot tudi terjatve do kupcev.

Bilanca stanja

Kaj se upošteva

Sredstva in obveznosti podjetja. Sredstva - to je vse, kar ima družba v lasti: nepremičnine, oprema, zaloge. Obveznosti so denar, za katerega je podjetje kupilo sredstva.

Zakaj potrebujete

Vodja ve, ali podjetje raste in za čigar denar se razvija. Tudi na ravnovesju vidi, kakšna je donosnost podjetja.

Predstavljajte si: podjetnik ima tri poročila. Glede na DDS vidi, da ni denarja. Izgleda OPIU - dobiček je. In potem preveri bilanco stanja in se zaveda, da je dobiček popolno skladišče blaga in nove opreme.

Situacije, pri katerih imajo podjetja finančne težave

Zanemarite denar

Lastnik meni, da je ves denar podjetja njegova last. To ne drži, ker je posel ločen organizem, v katerega ne morete samo vzpenjati in pobirati 100.000 na novem pametnem telefonu.

Poleg tega denar, ki ga lastnik porabi, morda ne pripada niti družbi. Na primer, če ste prejeli predplačilo za projekt in še niste predali svojega dela, ta denar ni last podjetja, ampak stranka, ki je preprosto shranjena v vašem računu.

Še en podjetnik morda ne bo razumel, koliko lahko vzamete, ne da bi poškodovali podjetje. Če želite to vedeti, morate pravilno računati dobiček, načrtovati prihodnje stroške in razvoj ter šele nato prejeti dividende.

Mislijo, da zaslužijo

Pogosto podjetje upošteva dobiček na denarju pri roki ali na računih: odšteje odhodke od dohodka in dobi določen znesek. Toda to je narobe. Dobiček je navidezni kazalnik, ki ga na tekočem računu ni mogoče dotakniti ali izraziti v številkah.

Problem nepravilnega izračuna dobička je, da upravljavec na podlagi njega sklepa, ali podjetje deluje učinkovito ali ne. Toda količina denarja nima nič opraviti z učinkovitostjo in dobičkom.

Ne načrtujte in ne postavljajte napačnih ciljev.

Če upravljavec napačno postavi cilje ali ga sploh ne stori, se podjetje ne razvija. Najpogosteje mislijo tako: "Bolj ko zaslužimo, tem bolje." Za te namene ni posebnosti, ni načrta, ni digitalizacije. Zaradi tega posel označuje čas na enem mestu, stoji na stropu in podjetnik skoči na nov projekt.

Načrtovanje in izvajanje načrta je osnovni del upravljanja podjetja. Da bi se načrt uresničil pri 80–90%, morate postaviti cilje za dobiček in razvoj, izdelati finančni model z različnimi scenariji, izračunati proračune, določiti roke in odgovorne osebe ter redno spremljati izvajanje načrta. Brez tega se bodo mala podjetja zaprla v prvih treh letih.

Menijo, da če povečate prodajo, se bo dobiček povečal

Logika se zdi preprosta: več prodaje, več zaslužka. Upoštevati pa je treba, da se poleg prodaje povečujejo tudi stroški zaposlovanja novih delavcev, nakup surovin in blaga, organiziranje dodatne prodaje in ladijski promet. Stroški so pogosto potisnjeni v ozadje, pri čemer se upošteva le znesek denarja od prihodnje prodaje.

Če ne nameravate povečati prodaje, lahko ustvarite izgubo namesto dobička. Treba je jasno razumeti, kako se bodo prihodki povečali, kakšni bodo to stroški, kako bo vplivala na obratni kapital, ali bo podjetje imelo dovolj denarja za to. Če na začetku digitalizacije ne povečate prodaje, imate srečo ali ne. In če računovodstvo poteka nepravilno in je podjetje dejansko nedonosno, se bo izguba le povečala.

Kje začeti voditi finančne evidence

Finančno računovodstvo je potrebno za poslovanje na podlagi številk in ne intuicije. Začnite jo voditi iz poročila DDS. To je najlažji način. Naredite vsak dan prihodke in izdatke za vse denarnice, jih primerjajte z dejansko količino denarja na računih.

Predloga DDS →

Skupaj s poročilom DDS vodite plačilni koledar: določite znesek denarja na začetku meseca, dodajte načrtovane prejemke in izdatke. Torej boste videli, če imate dovolj denarja za vse.

Predloga za koledar plačil →

Ko razumete samo računovodstvo, kompleksni programi niso potrebni. V Excelu bo dovolj ploščic. Pomembno se je naučiti, kako razvrstiti prihodke in odhodke v kategorije in redno voditi evidenco.