Elektronska korespondenca je bila in ostaja glavna pot komunikacije v poslovnem svetu. Pravilno napisano pismo pomeni polovico uspeha. Toda ne vsakdo lahko piše takšna pisma. Včasih, branje pisma s poslovnim predlogom, ni povsem jasno, kaj točno želite ponuditi, kakšne koristi boste dobili od tega in zakaj svoj čas preživite pri branju in razumevanju tega pisma.
Sposobnost pisanja pravilnih, prepričljivih pisem prihaja s prakso. In to je dobro, ko se skupne izkušnje delijo in s tem drugim ljudem omogočajo, da ne stopijo na isti rake. Jeffrey James, avtor Business Words for Business Top Selling Experts, ponuja svoj preprost 6-stopenjski sistem pisanja pisem.
Avtorske pravice Shutterstock
1. Vedno bodite jasni glede tega, o čem boste pisali.
Glavni namen pisma je, da prejemnik sprejme dokončno odločitev. Torej, preden začnete pisati, se spet vprašajte, kaj točno želite od prejemnika? Kakšno odločitev naj sprejme, ko prebere vaše pismo?
V tem primeru je negotovost vaš zapriseženi sovražnik. Čistejši je vaš cilj, bolj prepričljivo bo vaše pismo.
2. Začnite pismo s svojim mnenjem.
Vaš sklep je izjava o odločitvi, ki jo mora sprejeti prejemnik na podlagi vsebine vašega pisma.
V šoli so nas naučili, da vedno začnemo z vstopom. V primeru pisanja prepričljivih pisem je ta izjava napačna. V poslovnem svetu so vsi preveč zaposleni, da bi ocenili vaše literarne sposobnosti. Zato se morate takoj lotiti posla.
Na primer, želite dobiti dovoljenje vaših nadrejenih za namestitev telovadnice v enem od prostorov vašega podjetja.
Napačno:
Jim,
Kot veste, je odsotnost z delovnega mesta v tem trenutku glavni problem, ki ima zelo močan finančni vpliv na naše podjetje in na druga podjetja v naši industriji … blah blah blah … Torej, moramo razmisliti o dodelitvi denarja za ureditev telovadnice v glavni pisarni našega podjetja."
Pravilno:
Jim,
Želim, da odobrite namestitev telovadnice v naši pisarni."
3. Argumente razdelite na več lahko prebavljivih odstavkov.
Da bi argumente v podporo svoji ideji lahko prebrali in razumeli, jih ločite v več odstavkov.
Napačno
„Po nedavnem poročilu vlade so skupine za telesno dejavnost izjemno pomembne, čeprav le nekaj podjetij dokazuje svojo zavezanost k spodbujanju tovrstnih zaposlenih. Mnoga podjetja takšne skupine opredeljujejo kot podcenjena sredstva, vendar nimajo načrta za uvedbo takšnih skupin v tej industriji, čeprav je telesna pripravljenost tesno povezana s poslovnim in osebnim uspehom. Verjamem, da če ne bomo uvedli takšnih fizičnih skupin v našem podjetju, bomo daleč zaostajali za konkurenti. «
Prav
"Fitnes v pisarni bo omogočil:
- zmanjšanje absentizma
- povečanje skupne produktivnosti"
4. Podprite vsak argument z dokazi.
Če napišete pismo, sestavljeno iz trdnih argumentov, ga lahko razumemo kot trdno osebno mnenje in nič več. Vsak argument potrebuje dokaz. Kako drugače razumeti, da res deluje?
Napačno
»Fitnes v pisarni bi bil prava odločitev, ker bi ljudje raje šli na delo in ne bi ostali doma. Prav tako bo pripomoglo k zmanjšanju splošne pojavnosti v uradu. «
Prav
»Zmanjšanje absentizma. Glede na raziskavo, ki so jo izvedli nacionalni inštituti za zdravje med 1.000 podjetji, ki imajo gimnazije v pisarnah, je odsotnost zaposlenih v teh podjetjih za 20% nižja kot v tistih podjetjih, ki nimajo takšne opreme.
5. Ponovite svoj sklep kot poziv k dejanju.
Na koncu pisma ponovite svoj zaključek na samem začetku. Šele zdaj kot poziv k določenemu ukrepu. Tako boste prejemnika pripeljali do določenega sklepa, ki ga mora narediti po branju vašega pisma. Ta pritožba mora biti preprosta in specifična.
Napačno
»Zelo bomo hvaležni, če podpirate ta projekt.«
Prav
»Če boste na to pismo odgovorili pritrdilno, bom takoj sprožil postopek.«
6. Določite ugodnost v vrstici z zadevo
Vrstica predmeta v pismu je skoraj najpomembnejši del. Ker bi se morala veseliti glavne teme pisma in prejemnika prilagoditi tako, kot želite. In zato ga morate izpolniti na zadnjem mestu, potem ko ste napisali vse argumente in dokaze, ki podpirajo vaš glavni zaključek.
V idealnem primeru bi moral predmet pisma rešiti dve pomembni nalogi: zanimati mora prejemnika, tako da odpre in prebere pismo; in to mora biti zaključek, ki ga želite posredovati prejemniku.
V večini primerov je najboljši način za izpolnitev obeh nalog naenkrat pisanje o koristih, ki jih je mogoče pridobiti z odločitvijo, ki jo želite.
Napačno
"Vpliv na zdravje zaposlenih v programu za opremo telovadnic v pisarnah"
Prav
"Kako lahko zmanjšamo absentizem zaposlenih?"
Zanima me vaše mnenje. Kako bi se odzvali na obe možnosti in katera pravila boste upoštevali pri pisanju teh pisem?
