1. Pomanjkanje pozdravov
Ne pišete poslovnega pisma za užitek, potrebujete nekaj od naslovnika. Zato je prav, da ga začnemo z vljudnostjo - pozdravom. Brez njega je to, da s stopalom odprete vrata drugi pisarni.
Kako ne
Bolje tako
2. Izraz "Dober dan"
Če ne pišete poslovnega pisma neposredno iz leta 2000, potem izberite bolj sodoben jezik. Ni pomembno, da ne morete točno napovedati, kdaj bo druga oseba prebrala sporočilo. Možnost »dober dan« je najbolj nevtralna, vendar lahko uporabite tudi obdobje, ko pošljete pismo. "Dober čas dneva" pušča pol mrtvih forumov iz preteklosti.
Kako ne
Bolje tako
3. Ravnanje z napakami
Neverjetno je, koliko napak je mogoče narediti v tako kratkem besedilu. Prvič, mnogi so menili, da je pravilo „privlačnost kot vejica“ dobesedno. To povzroča mojstrovine, kot so "Dragi, Anton Mikhailovich." Pritožba ni samo ime, ampak tudi besede, ki so odvisne od nje.
Drugič, skrbno preverite ime naslovnika. Ne kliči Aleksejeva Alexandrama, Marina Mariemija in dešifriraj začetnice.
Kako ne
Bolje tako
4. Kratice in enoslovni odgovori
Poslovni stil korespondence predvideva, da boste komunicirali s popolnimi stavki. Ta pristop ima praktično uporabo: sogovornik ne bo moral ugibati, kaj ste mislili, ker razkrivate vse nianse in ne dajete možnosti za napačno interpretiranje besed. In vaš "OK" lahko pomeni karkoli. Poleg tega ne zmanjšajo toliko časa.
Kako ne
Bolje tako
5. Humor in metafore
Poslovno pismo ne sme dopuščati razlage. Vse besede se uporabljajo v dobesednem pomenu in ne pomenijo drugačne interpretacije. V nasprotnem primeru počakajte na dodatni korespondenčni krog, v katerem boste izvedeli, kdo je imel kaj v mislih. In lahko traja veliko časa.
Kako ne
Bolje tako
6. Klicaj
Klicaj in umetniška besedila se redko uporabljajo, ker so oblikovani tako, da izražajo močne občutke. Poslovno pismo ni platforma za izražanje, tudi če res želite drugim povedati, kaj mislite o tem.
Morda niste mislili nič posebnega, ampak za drugo osebo bo klicaj znak, da verjetno počne nekaj narobe. Zato obdržite občutek in bližnjico Shift + 1 pod nadzorom. Klicaj je pomemben le v obtoku.
Kako ne
Bolje tako
7. Obilje klerika
Želja po bolj formalnem izražanju pogosto ustvarja pošastne konstrukcije, v katerih je izredno težko razbrati pomen. Ne zlorabljajte kompleksne hitrosti in lažje pišite.
Kako ne
Bolje tako
8. Caps Lock
Označite črte z velikimi črkami, ni vredno. Na internetu še vedno simbolizira krik. Nihče ne mara kričati na njega. Da bi bilo bistvo sporočila jasno, napišite jasneje.
Kako ne
Bolje tako
9. Izraz "hvala vnaprej"
Hvala, seveda, ne morete ga dati v žep, vendar zgodnja hvaležnost postavi sogovornika v neroden položaj. Dobro izobražena oseba se bo počutila dolžno izpolniti vašo zahtevo, čeprav razume, da ne bi smel. In vas bodo zapomnili zaradi vračanja težav.
Če sogovornika še vedno potrebujete, je bolje opisati, kako je koristno, če se odzove na vašo zahtevo.
Kako ne
Bolje tako
10. Čuden predmet pisma ali njegova popolna odsotnost
Ni varno odpreti nerazumljivih črk, zato sporočilo brez teme vodi v nevarnost spama. Seveda bo človek zelo jezen, ko bo odkril, da je beseda »Zina, gumo« skrila pomemben dokument od vodje tovarne pnevmatik Zinaida.
Kako ne
Bolje tako
11. Poznavanje
Ne smete odstopati od poslovnega sloga, tudi če je naslovnik vaš najboljši prijatelj. Najprej mora poslati pismo svojemu šefu ali izvajalcem. Drugič, pismo lahko naključno pade v tretjo roko in ga ogrozi, hkrati pa tudi vi.
Tretjič, treba je razlikovati med osebnim in delovnim. Korporativni interesi se ne ujemajo vedno z osebnimi. Da bi ohranili prijateljske odnose, ne da bi pri tem prišli do koncesij pri pogajanjih, si morate zapustiti polje za manevriranje.
Kako ne
Bolje tako
12. Pomanjkanje korespondenčne zgodovine
Če aktivno klepetate z nekom v klepetu, se naslovnik zaveda, o čem govori pogovor in se z lahkoto vrne na začetek dialoga z vrtenjem kolesca miške. Toda ko občasno izmenjujete e-pošto, lahko druga stranka pozabi, kdo ste in kaj potrebujete od njega.
Osebi olajšajte nalogo: v enem odstavku vas spomnite, kaj je rečeno.
Kako ne
Bolje tako
13. Nenadzorovano ravnanje z vejami črk
Poštne storitve in agenti omogočajo delo z vejami črk. To je zelo uporabno orodje, če ga pravilno obravnavate. Izkazalo se je, da sploh ni.
Morda ste že postali žrtev množičnega pošiljanja, katerega člani ne odgovarjajo neposredno avtorju, ampak vsem. Posledica tega je, da nezanimiv pogovor prelije vašo mapo »Prejeto« in izumljate vozičke za tiste, ki ne najdejo pravega gumba. Istočasno so informacije, ki niso namenjene radovednim očem, pogosto vključene v splošno informacijsko polje.
Medalja ima negativno smer: ko v pomembnem pogovoru eden od udeležencev ne odgovarja vsem, ampak nekomu drugemu. In prejemnik je prisiljen porabiti veliko časa za pošiljanje pisem, namesto da opravlja svoje delo.
Preberite tudi ????
- 12 stvari, ki se razjezijo v korespondenci
- Pravila komunikacije v kurirju
- 5 pravil ravnanja v socialnih omrežjih za zaposlene v podjetju
